Oportunidades de Venta

La gestión de las Oportunidades de Ventas es básicamente el registro de un proceso. Este proceso implica la identificación, la comunicación y el análisis de aquellos clientes interesados o dispuestos a adquirir los productos o servicios, terminando con el cierre de venta o la declaración de su pérdida por el motivo que sea.

¿Qué significa gestionar las Oportunidades de Venta?

Una oportunidad de venta es toda aquella posibilidad de establecer alguna relación comercial con un cliente. Dicha oportunidad amerita un proceso comercial que puede o no alcanzar una venta, por lo registrar correctamente en ZLibra los estados y el desenlace de las oportunidades de venta brinda información para tomar mejores decisiones., además de acumular información estadística.

Candidatos versus Oportunidades

Un candidato o cliente potencial es un nombre de persona o empresa, que ha llegado a la empresa y que puede estar interesado en algún producto o servicio. Se trata de personas, empresas o instituciones que tienen o muestran interés en los productos o servicios.

Una oportunidad es en lo que se convierte el candidato una vez que se ha contactado y confirmado que tiene un interés real y calificable en el producto o servicio.

Por lo tanto un Candidato no siempre se convierte en una Oportunidad de Venta, y una Oportunidad de Venta no se convierte en una venta real.

¿Es necesario registrar Candidatos cuando sabemos que es una Oportunidad?

Probablemente muchas veces sabemos que un candidato que llega a la empresa es seguramente una oportunidad de venta, más allá que luego se logre o no. Por lo tanto surgirá la pregunta de si es necesario registrarlo como Candidato para luego pasarlo a Oportunidad, si ya sabemos que es una Oportunidad!

Nuestra sugerencia es que siempre se registre como candidato aquella empresa o persona que llega a la empresa, aunque sepamos que es una oportunidad. Este registro es importante para obtener buenas estadísticas futuras. Como se verá el registro de un candidato es ágil y con los datos esenciales, por lo que es una buena práctica registrar a todos los que vayan llegando.

Registro de Candidatos

La grilla de candidatos permite llevar un registro exhaustivo de los clientes potenciales (personas o empresas) que pueden estar interesados en algún producto o servicio. Es importante destacar que este registro es de empresas o personas de los cuales no sabemos aún si pueden ser un oportunidad real de ventas; es el registro de un primer contacto al cual hay que llamar para saber si lo que la empresa ofrece les puede interesar.

La grilla se muestra por orden de registros (descendente), y según el Estado seleccionado. Los estados pueden ser tres:

  • Abiertos: Son aquellos que hemos registrado y que aún no sabemos si se van a convertir en una Oportunidad de Venta real, o si los vamos a descartar.
  • Convertidos: Son aquellos candidatos que se han convertido en una Oportunidad de Venta real. Son por ejemplo aquellos clientes potenciales a los cuales se les puede vender un producto o servicio que la empresa ofrece.
  • Descartados: Son los candidatos que no llegaron a ser una Oportunidad de Venta. Es por ejemplo el caso de una persona que llega a la empresa preguntando por un producto o servicio que la empresa no ofrece.

Datos del Candidato

  • Fecha de registro del candidato. Se sugiere la fecha del día cuando se agrega un nuevo registro.
  • Cliente ya existente desde el cual traer los demás datos del registro. Esto significa que un candidato puede ser un cliente que ya tenemos en la empresa, pero que se acerca nuevamente interesado en un producto o servicio. No es un dato de ingreso obligatorio, sino un dato para agilizar el ingreso de la información.
  • Contacto es el nombre de la persona que se ha acercado a la empresa.
  • Empresa es el nombre de la empresa en la cual trabaja el contacto descrito en el punto anterior.
  • Teléfono e Email son datos necesario para contactar al candidato, por lo que es obligatorio ingresar por lo menos uno de ellos.
  • Origen es un dato de ingreso obligatorio que clasifica al candidato según desde donde llegó a la empresa. Como ejemplo de orígenes pueden ser Publicidad, Recomendación de otro cliente, Campaña de email, etc. Por más información ver Origen de Contactos.
  • En caso de que la empresa realice campañas publicitarias, el dato Campaña identifica por cual de ellas llegó el candidato. Por más información ver Campañas.
  • Comentario al igual que Notas son textos que ayudan al vendedor brindándole información adicional sobre el candidato.
  • Al marcar el dato Contactado se le está diciendo a ZLibra que el candidato ya ha sido contactado. De esta forma se puede tener un filtro rápido que permita ver en la grilla cuales candidatos aún no fueron contactados por el vendedor.

Acciones en la grilla de Candidatos

Más allá de las acciones estándar de las grillas de ZLibra, se encuentran otras acciones, las cuales se muestran o no para cada registro dependiendo del estado del mismo.

Duplicar

Con una simple confirmación por parte del usuario, esta acción genera en forma automática un nuevo registro a partir de los datos del candidato seleccionado, agregando a la grilla dicho nuevo registro con fecha de hoy y estado Abierto.

Convertir

Esta acción convierte un candidato en una Oportunidad de Venta., razón por la que previamente a crear el registro en la grilla de Oportunidades de Venta le solicita al usuario algunos datos adicionales para completar la Oportunidad. Una vez confirmados los datos el candidato quedará en estado Convertido.

Un candidato con estado Convertido no podrá se eliminado ni modificado.

Descartar

Esta es la acción opuesta a la anterior, es decir, es la acción que descarta como oportunidad de venta a a un candidato. Previo a descartarlo y a cambiar el estado del registro del candidato en Descartado, se le solicita al usuario que indique el Motivo por el cual se perdió o descartó. Por más información ver Motivos de Pérdidas.

Un candidato con estado Descartado no podrá se eliminado ni modificado.

Abrir

Un candidato descartado puede volver a "abrirse", o sea, a quedar con estado Abierto. Para ellos simplemente hay que confirmar la acción de Abrir y listo. El Motivo de Pérdida asignado en la acción Descartar anterior será borrado y el registro del candidato quedará abierto.

Ver Oportunidad

Esta acción permite mostrar la Oportunidad de Venta que ha sido generada a partir de la acción de Convertir el candidato.

Registro de Oportunidades

La grilla de Oportunidades de Venta permite llevar un registro exhaustivo de las personas, empresas y clientes que están interesadas en algún producto o servicio

A diferencia de los Candidatos, las Oportunidades registran aquellas empresas o personas que pueden convertirse en una venta real, ya que están interesadas en algún producto o servicio que vende la empresa y donde además se pueda estar compitiendo con otros proveedores del mismo tipo de producto o servicio.

La grilla se muestra por orden de registros (descendente), y según el filtro de Estado General seleccionado, los cuales pueden ser tres:

  • Abierta: Son aquellas oportunidades que hemos registrado y que aún no sabemos si se van a convertirse en una venta real o si los vamos a dar por perdidos.
  • Perdida: Son aquellas oportunidades que se han perdido por algún motivo, el cual será también registrado para futuras estadísticas.
  • Ganada: Son aquellas oportunidades que se han convertido en una venta real.

Datos de la Oportunidad

  • Fecha de registro de la oportunidad. Se sugiere la fecha del día cuando se agrega un nuevo registro.
  • Cliente ya existente en la empresa, desde el cual traer los demás datos del registro. Esto significa que una oportunidad puede ser un cliente que ya tenemos en la empresa, pero que se acerca nuevamente interesado en un producto o servicio. No es un dato de ingreso obligatorio, sino un dato para agilizar el ingreso de la información.
  • Contacto es el nombre de la persona que se ha acercado a la empresa.
  • Empresa es el nombre de la empresa en la cual trabaja el contacto descrito en el punto anterior.
  • Vendedor es un dato opcional que indica quien es el responsable de la Oportunidad de Venta. Por más información ver Vendedores.
  • Propietario indica si la Oportunidad de Venta pertenece a algún usuario en particular. En caso de tener Propietario, la Oportunidad solo podrá ser vista y modificada por dicho usuario, o por aquellos usuarios de jerarquía superior. En caso de no tener usuario Propietario, la Oportunidad podrá ser vista y modificada por cualquiera de los usuarios con acceso a las Oportunidades de Venta.
  • Estado en el cual se encuentra la oportunidad. Para controlar la evolución de las oportunidades, es necesario establecer diferentes etapas. No en vano, cuando la negociación avanza, aumenta la confianza en que la oportunidad se convertirá en una venta. Por otro lado, el número de oportunidades disminuye a medida que se llega a las etapas finales de la negociación, de ahí que se denomine al proceso pipeline de ventas o también embudo de ventas. Los estados generales pueden ser tres: Abierta, Ganada y Perdida. No obstante cuando la oportunidad está Abierta, puede tener diferentes tipos de estados, los cuales se pueden configurar en Estados de las Oportunidades.
  • Probabilidad representa la posibilidad de que se cierra la oportunidad, contabilizada como un porcentaje. El valor Probabilidad siempre se actualiza por un cambio en el valor Estado, el cual puede sugerir el porcentaje correspondiente.
  • Ventaja Competiva establece cual es la característica que hace diferencial a la propuesta frente a la competencia. Por más información ver Ventajas Competitivas.
  • Prioridad establece el nivel de relevancia de la Oportunidad.
  • Paso Siguiente es la descripción de la próxima tarea a realizar para la Oportunidad.
  • Vencimiento indica la fecha (opcional) que se pone como tope para que la oportunidad se concrete.
  • Cierre Estimado indica la fecha que se presume como fecha de concreción de la venta.
  • Comentario es un texto descriptivo sobre la situación o lo que se quiera dejar registrado en la Oportunidad.
  • Dirección son los datos de localización del contacto.
  • Categoría, junto a Origen, Campaña y Giro, permiten darle una clasificación a la Oportunidad para luego realizar análisis.
  • Condiciones sirve para establecer algunos datos sobre las condiciones de la venta. En caso de ingresarle Artículos a la Oportunidad, los precios de los mimos serán sugeridos a partir del Precio establecido en esta sección, y los importes podrán tener IVA incluido o no, dependiendo de lo que indice que en campo IVA. En caso que no ingrese Artículos, podrá indicar un importe total de la oportunidad, en la moneda que se establezca también en esta sección.

Acciones en la grilla de Oportunidades

Más allá de las acciones estándar de las grillas de ZLibra, se encuentran otras acciones, las cuales se muestran o no para cada registro dependiendo del estado del mismo.

Historial

Mantiene un registro de las interacciones con el contacto y todos aquellos hitos que se quieran registran.

Artículos

Permite ingresar los productos asociados a la Oportunidad, con sus correspondientes precios. Ingresar artículos da la oportunidad de crear automáticamente Facturas y/o Contratos a partir de los datos de la Oportunidad, una vez que la misma está ganada.

Personas

Permite ingresar los datos de las personas pertenecientes a la empresa de la Oportunidad.

Tareas

Mantiene un registros de las tareas asociadas a la Oportunidad.

Emitir

Lista en formato PDF un detalle de la Oportunidad.

Duplicar

Permite crear una nueva Oportunidad en base a los datos de la seleccionada.

Concretar

Cambia el estado de la Oportunidad hacia Concretada, pudiendo asignar una fecha de Cierre y texto final.

Descartar

Cambia el estado de la Oportunidad hacia Perdida, pudiendo asignar un Motivo por el cual se perdió la venta.

Abrir

Cambia el estado de una Oportunidad Perdida, dejándola disponible nuevamente.

Crear Cliente

Crea un nuevo cliente en la empresa a partir de los datos de la Oportunidad.

Crear Factura

Cuando la Oportunidad ha sido concretada, se permite crear una factura de venta a partir de los datos de la Oportunidad. Para ello debe previamente haber ingresado artículos en la Oportunidad.

Crear Contrato

Cuando la Oportunidad ha sido concretada, se permite crear un Contrato a partir de los datos de la Oportunidad. Para ello debe previamente haber ingresado artículos en la Oportunidad.