Facturas

En esta grilla se registran todas las facturas electrónicas de ventas crédito, contado, notas de crédito y devoluciones del cliente pertenecientes al módulo de Facturación.

Grilla de Facturas

Las facturas se muestran según el orden de registración, desde la última ingresada a la primera en forma descendente. La columna final muestra en verde cuando la factura es crédito y su saldo ya no está pendiente; en naranja cuando aún queda saldo pendiente pero no es el total de la factura; en rojo cuando la factura crédito tiene el total del saldo pendiente; y en gris cuando la factura es contado. Las facturas anuladas se mostrarán tachadas.

  • Detalle: A diferencia de la grilla de facturas que muestra los datos del cabezal, el botón Detalle permite visualizar la grilla con el detalle de los artículos. El objetivo de esta opción es buscar facturas por el contenido de los artículos y no solo por los datos del cabezal.
  • Actualizar Estado: Esta acción recorre las facturas y actualiza el estado con la DGI.
  • CFEs: Con este botón accede al módulo de Comprobantes Fiscales Electrónicos para gestionar los CFEs Emitidos, Recibidos, los Reportes Diarios, y toda la configuración de la facturación electrónica.

Agregar

Cuando se agrega una nueva factura lo primero que se solicitan son los datos del cabezal. Una vez confirmados los datos del cabezal se ingresan los servicios o artículos facturados. Los datos del cabezal son:

  • Comprobante: Este dato ya viene predefinido en ZLibra e indica el tipo de comprobante que se está ingresando. Este dato no indica el CFE (Comprobante Fiscal Electrónico) ya que el mismo será calculado automáticamente por ZLibra, facilitando así la tarea de registración y haciendo que el usuario ponga foco solo en indicar si la venta es crédito o contado. Los comprobantes crédito, a diferencia de los contado, quedarán con un saldo pendiente; estos saldos podrán ser cancelados más adelante por medio de los recibos de cobro o las devoluciones por medio de notas de crédito.
  • Fecha: ZLibra sugiere siempre los datos de la última factura ingresada, no obstante el usuario puede cambiar cualquiera de los datos como por ejemplo la fecha.
  • Moneda: ZLibra permite facturar en cualquier moneda, tanto nacional (código 1) como extranjera. Estas monedas debe estar previamente definidas en la opción Monedas y Cotizaciones.
  • Cotización: Cuando se emiten facturas electrónicas en moneda extranjera, la DGI obliga a que se le reporte el tipo de cambio. Esta cotización será tomada desde la tabla Monedas y Cotizaciones al momento de emitir, y en caso de no existir dicha cotización se le mostrará un mensaje al usuario. Entonces, ¿para qué se pide este dato en el cabezal de la factura? Este dato indica una cotización especial que solo será tomada en el reporte Libro de Ventas si se desean convertir los importes a moneda nacional en base a esa cotización especial, pero no es un dato de ingreso obligatorio. Por lo tanto la cotización obligatoria para poder emitir la factura será siempre la que deberá estar guardada en la configuración de la Empresa en la opción Monedas y Cotizaciones.
  • Cliente: Debe seleccionar el cliente al cual se le está facturando, el cual debe estar previamente creado en la tabla correspondiente. Recuerde que puede utilizar "clientes genéricos" (por ejemplo un mismo cliente para todos los que son Consumo Final) y luego en la propia factura ingresar los datos eventuales de facturación como el RUT y Razón Social, los cuales quedarán solo registrados en la factura en cuestión y no para las demás.

Agregar líneas en la factura

Una vez confirmado el cabezal de la factura se pasa a solicitarle al usuario los artículos de dicha factura. Al igual que el cabezal, el ingreso se realiza por medio de una ventana emergente que pide los datos del artículo. Estos datos son:

  • Artículo: Deberá seleccionar el artículo previamente definido en su correspondiente tabla.
  • Descripción: Se sugiere en la descripción el nombre del artículo seleccionado, pero puede ser modificada a criterio del usuario. Por ejemplo el artículo puede sugerir la palabra Honorarios, pero el usuario puede cambiarla a Honorarios Octubre.
  • Cantidad: Cantidad de artículos a facturar, por ejemplo, se pueden especificar 10 horas de consultoría.
  • Precio: Ingrese el precio unitario, el cual será multiplicado por la cantidad para saber el total a facturar. El precio puede ser ingresado con IVA o sin IVA, según se haya establecido en la configuración de la empresa, en la opción Tipos de Comprobantes. El desglose de IVA de cada línea se calculará automáticamente según la tasa de IVA asignada al artículo.
  • Descuento: Opcionalmente puede ingresar el porcentaje de descuento a aplicarle a la línea.

Una vez confirmados los datos de la línea los mismos se graban y con la tecla Enter o haciendo clic en AGREGAR se puede volver a ingresar otra línea en la factura.

Botones

  • Emitir: Emite la factura electrónica enviándole al cliente el PDF vía email y reporta a la DGI la información de la factura. Esto lo hace solo la primera vez que se emite, luego solo muestra el PDF generado por si se quiere descargar o volver a imprimir.
  • Editar: Habilita la modificación del cabezal de la factura permitiendo modificar cualquiera de sus datos.
  • Vincular: Permite ver los comprobantes vinculados a la factura. En caso de ser una factura crédito podrá ver los recibos y notas de crédito vinculados, en caso de ser una nota de crédito permite ver las facturas crédito vinculadas. A su vez se puede gestionar estos vínculos agregando nuevos o quitando los existentes.
  • Cobrar: Cuando el comprobante es una factura crédito, este botón genera automáticamente un recibo de cobro por el saldo pendiente de la factura, y lo deja vinculado a la misma.
  • Duplicar: Genera automáticamente una factura igual a la que se está posicionado pero con fecha del día.
  • Eliminar: Borra la factura y todos sus vínculos.
  • Anular: Cuando la factura ya fue emitida y la DGI la rechaza, este botón permite anular el comprobante ya que el mismo no puede ser eliminado por estar ya reportado a la DGI.

No todas las acciones estarán habilitadas ya que las mismas dependen del estado y tipo de comprobante. Por ejemplo, el botón Cobrar no estará disponible para las facturas que no sean crédito, o el botón Editar no estará disponible si el comprobante ya fue emitido.

Vencimientos, Formas de Pago y Notas

  • Vencimientos: Las facturas de venta crédito permitirán cambiar la fecha de vencimiento, la cual debe ser igual o mayor a la fecha de la factura. Esta información le dará al usuario la opción de emitir un informe de Vencimientos de Facturas en el período que seleccione.
  • Formas de Pago: Las facturas de venta contado permitirán cambiar el medio de pago que tenga predeterminado el comprobante en su configuración, asignando cualquier otro también definido en la configuración de la empresa. Esta información se utiliza para enviar a la DGI cada vez que se emite una factura.
  • Notas: En cada factura es posible ingresar un texto cualquiera, por ejemplo para detallar los Cheques recibidos, o cualquier otra información que se quiera mostrar en la factura emitida.

Vínculos entre comprobantes

El botón Vincular dentro de la factura le permite al usuario asociar a la factura de crédito los recibos de cobro y/o las notas de crédito que van disminuyendo el saldo de la factura hasta que la misma queda sin saldo pendiente.

Pulsando Vincular se irá a una grilla donde se muestran los recibos o notas de crédito ya vinculadas a la factura. En cualquier momento es posible eliminar dichos vínculos, procediendo ZLibra a restaurar los saldos originales de cada uno de los comprobantes vinculados. Por ejemplo, si a una Factura por $ 1.000 se le vincula un Recibo por $ 400, el saldo pendiente de la factura quedará en $ 600 mientras el saldo del Recibo en $0. Si se elimina el vínculo la factura volverá a su saldo de $ 1.000 y el recibo a $400.-

Agregar nuevos vínculos

El botón AGREGAR solo aparecerá si a la factura le queda aún saldo pendiente. En caso de que lo tenga al pulsar AGREGAR se irá a una grilla donde se muestran los recibos y notas de crédito del mismo cliente, en la moneda de la factura que se quiere vincular. Por ejemplo, si la moneda de la factura es en Pesos (moneda 1) y le queda saldo pendiente, al pulsar AGREGAR la grilla mostrará los recibos y notas de crédito del mismo cliente, en Pesos, que aún tengan saldo pendiente para vincular. En la misma grilla ya se sugieren los montos a vincular los cuales pueden ser modificados por el usuario a su criterio.

Vinculación automática

Algo a remarcar es que cuando se ingresa un Recibo y se confirman sus datos, automáticamente ZLibra vincula el monto a la(s) factura(s) del cliente más antiguas. Lo mismo sucede cuando se selecciona la opción Cobrar dentro de la factura, donde el Recibo generado ya queda vinculado a la factura en cuestión. Por lo tanto, la opción Vincular, por lo general, queda para cuando se desea referenciar una Nota de Crédito o cuando un recibo paga varias facturas diferentes del mismo cliente.

Infome de Facturas Pendientes

Es importante vincular las facturas a los recibos de cobro o notas de crédito para que dichas facturas no salgan en el reporte de Facturas Pendientes de cobro, ya que si no tiene comprobantes vinculados su saldo estará como pendiente.