Introducción General

Recomendamos la lectura de esta página para comprender la operativa de la Facturación Electrónica, al igual que para evitar los errores más frecuentes al emitir comprobantes fiscales electrónicos. Se incluyen también consideraciones que todo emisor deben conocer para poder cumplir con los requisitos de emisión y validación, además de una breve guía de preguntas frecuentes basada en nuestra experiencia en atención y solución de consultas.

¿Qué es la Facturación Electrónica?

Definición

La Facturación Electrónica es un nuevo régimen de documentación de operaciones por medio de Comprobantes Fiscales Electrónicos, también conocidos como CFE.

Estos comprobantes permiten sustituir los tradicionales comprobantes preimpresos por documentación electrónica, enviada tanto a DGI como al cliente. Este último será de ahora en más referido como Receptor.

Actores y participantes

El régimen de Facturación Electrónica basa su operativa en la participación de los siguientes actores:

  • D.G.I.

Es quien autoriza a los contribuyentes a ingresar al sistema. En una primera etapa acepta la solicitud de ingreso de cada contribuyente al sistema y como paso final, emite una Resolución mediante la cual le brinda el estatus de Emisor Electrónico.

  • EMISOR ELECTRÓNICO

Es la empresa u organismo autorizado por D.G.I. a generar y emitir Comprobantes Fiscales Electrónicos.

D.G.I. emite una Resolución mediante la cual otorga una fecha y un plazo máximo para que el contribuyente comience a documentar sus transacciones en formato electrónico. Este plazo máximo es de hasta 120 días a partir de la emisión de la resolución mencionada. Dentro de este plazo, el contribuyente podrá optar por documentar sus transacciones en formato tradicional, documentar en forma mixta o en formato electrónico. Pasado el plazo, deberá documentar exclusivamente en formato electrónico.

El emisor electrónico autorizado deberá emitir los comprobantes electrónicos para todos sus clientes, sean estos receptores electrónicos o no. El cliente no receptor electrónico recibirá una representación impresa del CFE que tendrá validez legal, no pudiendo exigir un documento tradicional.

  • RECEPTOR

Es quien recepciona el CFE emitido, el cliente del artículo, insumo o servicio facturado. El Receptor puede ser tanto electrónico como no electrónico.

Por definición, todo Emisor Electrónico, es también Receptor Electrónico.


¿Cómo opera el régimen de e-Factura?

El Emisor ingresa y emite CFE en base a los tipos de comprobantes utilizados y a los comprobantes fiscales electrónicos a los cuales se postuló.

Este CFE es enviado a D.G.I., quien procederá a validarlo para luego aprobarlo, rechazarlo o anularlo.

El CFE es remitido o entregado al Receptor. Si el receptor no es electrónico, se le entregará la representación impresa del CFE y si el receptor es electrónico, se enviará la misma y el archivo informático vía mail, en forma automática.

Al final del día, todos los CFE emitidos y firmados para una misma fecha conformarán un resumen diario. Este resumen, llamado Reporte Diario debe ser enviado a D.G.I todos los días del año, incluyendo feriados, días no laborales, licencias y días donde no se documenten transacciones. Este envío es gestionado en forma automática por ZLibra, debiendo el emisor solo asegurarse que esto suceda.

Todo Emisor Electrónico es también Receptor Electrónico, por lo cual tiene también la tarea y obligación de revisar los CFE que se emiten en su nombre y dar respuesta de aceptación o rechazo a cada uno de ellos. Por lo tanto, de la misma manera que sus clientes revisarán los CFE emitidos por usted, usted también deberá revisar los CFE que le sean emitidos a su empresa.

¿Qué CFE puede o debe emitir?

Al momento que cada empresa realiza la Postulación de Ingreso al sistema de Facturación Electrónica desde la web de D.G.I, indicó a cuáles CFE deseaba certificarse. Esto es, en base a los comprobantes tradicionales que el contribuyente emite, cuáles son sus correspondientes en el régimen de e-Factura.

Existe un set básico y obligatorio de CFE a los cuales todo emisor debe postularse y son los comprobantes de venta y sus respectivas notas correctivas: e-Ticket, Nota de Crédito de e-Ticket, Nota de Débito de e-Ticket, e-Factura, Nota de Crédito de e-Factura y Nota de Débito de e-Factura.

De la misma manera, todo contribuyente que sea agente de retención o percepción deberá obligatoriamente postularse para la emisión de e-Resguardo.

  • e-Ticket: es un comprobante contado o crédito que se emite a nombre de un consumidor final. Sin importar la forma de pago o el plazo de este, siempre que se emita un comprobante a nombre de alguien que no tenga RUT, se generará un e-Ticket.
  • Nota de Crédito de e-Ticket: es un comprobante que documenta anulación o disminución de un e-Ticket emitido. Se utiliza para realizar anulaciones parciales, anulaciones totales o documentar descuentos sobre comprobantes ya emitidos.
  • Nota de Débito de e-Ticket: es un comprobante que documenta cargos adicionales relacionados a un e-Ticket emitido.
  • e-Factura: es un comprobante contado o crédito que se emite a nombre de un consumidor final. Sin importar la forma de pago o el plazo de este, siempre que se emita un comprobante a nombre de alguien que no tenga RUT, se generará un e-Ticket.
  • Nota de Crédito de e-Factura: es un comprobante que documenta anulación o disminución de un e-Ticket emitido. Se utiliza para realizar anulaciones parciales, anulaciones totales o documentar descuentos sobre comprobantes ya emitidos.
  • Nota de Débito de e-Factura: es un comprobante que documenta cargos adicionales relacionados a un e-Ticket emitido.
  • Resguardo Electrónico (e-Resguardo): CFE utilizado para respaldar retenciones y percepciones de impuestos realizadas por los sujetos pasivos responsables.

¿Cómo obtiene autorización para emitir un CFE?

SOLICITAR CERTIFICADO DIGITAL

El Certificado Digital es un documento de identidad para una empresa, el cual contiene información encriptada de la misma como por ejemplo el RUT, razón social y nombre comercial. El certificado permite, entre otras cosas autenticar la identidad del emisor, mantener la integridad de los documentos enviados y firmar electrónicamente los CFE.

Para poder emitir CFE es necesario que el emisor electrónico complete los trámites necesarios para la solicitud de este certificado, de la misma que también deberá realizar la renovación de este antes del vencimiento.

Debido a que el certificado se utilizará para firmar tanto los CFE emitidos, como los Reportes enviados a DGI y las respuestas a los CFE recibidos, el mismo debe ser importado en ZLibra.

Ningún CFE ni Reporte será validado o autorizado por DGI si no se dispone de un certificado o el mismo es inválido o ha expirado. Al momento de solicitarle los requisitos para ingresar al sistema de facturación electrónica, ya nos hicieron llegar el certificado digital y el mismo ya ha sido importado por nosotros.

Recuerde que, cada vez que deba renovar el mismo, el procedimiento de solicitud e importación es exclusiva responsabilidad suya.

Procedimiento de solicitud

El presente documento explica el procedimiento para solicitar un Certificado Digital desde la web de ABITAB.

Cualquier duda o consulta sobre el mismo deberá ser evacuada directamente en el servicio de Soporte Técnico de ABITAB, llamando al 2924 5825 Internos 7172 o 7150.

  1. Ingresar a https://www.iddigital.com.uy/socio/ZETA
  2. En Tipo de Certificado, seleccionar EMPRESA.
  3. Presione Continuar y en la siguiente pantalla seleccione la validez que desea para el Certificado, pudiendo esta ser por 1 o 2 años.
  4. Complete los datos, confirme que ha leído y acepta las condiciones y presione Continuar. Debe tener en cuenta que todos los campos marcados con asterisco son obligatorios.
  5. Por motivos de seguridad, deberá seleccionar una pregunta de seguridad y su correspondiente respuesta.
  6. Confirme los datos y presione Siguiente.
  7. La última pantalla confirmará el número de solicitud, lo que habilitará que en las siguientes horas reciba el cupón de pago en la casilla de correos que informará al ingresar sus datos.

SOLICITAR CAE

Al igual que sucede con los comprobantes tradicionales, es necesario solicitar una constancia específica a D.G.I. para poder emitir los nuevos CFE.

Mientras que en un comprobante tradicional es necesario una única constancia para emitir, tanto comprobantes de venta contado o crédito o devoluciones contado o crédito, para los CFE es necesario solicitar una autorización específica para cada tipo.

A manera de ejemplo, si se ha certificado para el set básico, deberá solicitar una constancia para la emisión de e-Ticket, otra para Nota de Crédito de e-Ticket, otra para Nota de Débito de e-Ticket y así sucesivamente.

Esta Constancia de Autorización de Emisión para los Comprobantes Fiscales Electrónicos, conocida como CAE debe ser solicitada desde la web de DGI.

Tienen una validez de 2 años a partir de la fecha de generación y pueden ser solicitadas nuevamente cuando se venza este plazo o, en caso que previo al vencimiento se haya agotado la cantidad solicitada. Una vez solicitada la CAE, deberá ser importada en ZLibra.

Procedimiento de solicitud

  1. Ingresar a la página web de DGI (www.dgi.gub.uy) en la opción SERVICIOS y seleccionar e-Factura – Constancia Comprobante Fiscal Electrónico (CFE) o e-Factura – Constancia Comprobante Fiscal de Contingencia (CFC)
  2. Confirmar los datos de la empresa y proceder a solicitar la cantidad de CAE que estime necesaria para cada tipo de CFE.
  3. En la siguiente pantalla deberá descargar el archivo, haciendo clic sobre el ícono con forma de flecha.

¿Cuáles son las responsabilidades de un Emisor Electrónico?

Control de estado para los CFE emitidos

Todo emisor electrónico tiene la responsabilidad de controlar el estado de los CFE emitidos. Esto es, determinar el status para cada documento emitido, dependiendo de las validaciones realizadas por ZLibra y posteriormente, por DGI. El Estado del CFE es la respuesta que estas validaciones asignan al mismo

Cuando un CFE se emite, ZLibra realiza una serie de validaciones para determinar si el comprobante cumple con las condiciones de emisión.

En caso de no cumplir una o más de una validación, ZLibra impedirá la emisión e informará en pantalla los motivos para el rechazo. Se deberá, por lo tanto, proceder a realizar las correcciones necesarias y emitirse nuevamente.

  1. CFE emitido: es el estado esperado e implica que cumple con todos los requisitos necesarios para ser firmado. Al momento de emitirse, ZLibra generará la representación impresa.
  2. CFE no emitido: es cuando ZLibra detecta algún error en algún dato del comprobante (datos del cliente, datos de los artículos, error en la moneda, falta de cotización, etc.). Debe, por lo tanto, realizar las correcciones necesarias y proceder a emitirlo nuevamente.

Superada esta validación, el CFE es firmado electrónicamente y enviado a D.G.I. y al receptor. D.G.I. procede a validar la estructura del archivo informático, al igual que su contenido y en base a ellos, devuelve una respuesta. En este punto, el CFE puede ser aceptado, rechazado o anulado.

Es fundamental que todo emisor electrónico esté al tanto de las respuestas enviadas por D.G.I., ya que de ellas dependerá las acciones a tomar.

  • CFE Aceptado: es el estado esperado y se da cuando se cumplen todas las validaciones.
  • CFE Rechazado: es cuando D.G.I. recepciona el CFE, pero determina que existen errores básicos en el mismo. En este caso, se deberá proceder a realizar las correcciones necesarias en el comprobante, el cliente o importes y volver a emitirlo.
  • CFE Anulado: es cuando luego de pasar la validación básica, D.G.I. detecta inconsistencias en el archivo. En este caso, el CFE no puede modificarse para volver a emitirse. Se deberá anular el comprobante en ZLibra y generarse nuevamente.
  • CFE en Espera de Reemisión: es cuando ZLibra detecta que existe algún error de validación y requiere que el mismo sea corregido, para que el comprobante puede volver a ser emitido.
  • CFE en Estudio: es cuando se detecta un error relacionado a la empresa, el que impide la correcta firma y emisión del CFE (CAE vencido o inexistente, Certificado vencido o inexistente, etc.)

Control de estado de los Reportes Diarios

Al igual que sucede con los CFE, los estados de los Reportes Diarios deben también ser controlados por el emisor electrónico. El Reporte Diario incluye todos los CFE que hayan sido firmados hasta las 00:00 horas de un día en particular. Debido a que un CFE puede ser emitido en una fecha y firmado en otra diferente, un Reporte Diario puede incluir tanto comprobantes del día, como de fechas previas.

Al momento de recepciona el reporte, D.G.I. realiza una validación primaria corroborando los datos de la empresa y la validez del certificado digital, entre otras cosas.

De determinar algún tipo de error, el reporte será rechazado. En caso contrario, será recibido por DGI.

  1. Reporte Rechazado: implica que no fue aceptado por D.G.I. por contener errores en la validación primaria. Se deberá determinar el motivo y contactarse con el equipo de Soporte Técnico de Zetasoftware.
  2. Reporte Recibido: es cuando se cumple con las validaciones primarias y D.G.I. lo acepta para posterior validación final.

Para todos los reportes que aprueban la validación primaria, D.G.I. realiza una segunda validación revisando esta vez la cantidad de CFE reportados, su numeración y los importes declarados. En caso de encontrar alguna inconsistencia, D.G.I. procederá a dejar el reporte en gestión. De no encontrar errores, el reporte será procesado.

  • Reporte Procesado: es el estado esperado e implica que, cumpliendo con todas las validaciones primarias, no contiene ninguna inconsistencia.
  • Reporte Gestionado: significa que, habiendo superado las validaciones primarias, el reporte contiene inconsistencias que evitan su aceptación. Generalmente, se debe a que la numeración o tipo de CFE informado en el reporte no coincide con los CFE firmados y enviados previamente. Se deberá determinar el motivo y contactarse con el equipo de Soporte Técnico de Zetasoftware.
  • Reporte Reliquidado: Cuando se recibe un reporte con igual “Fecha de Resumen” y “secuencia + 1” que un reporte ya recibido, se reliquida el reporte ya recibido. Si el nuevo archivo cumple con las validaciones dispuestas se le asigna el estado “Reporte Recibido” y se cambia el estado del reporte anterior Reporte Reliquidado.

Control de estado para los CFE recibidos

De la misma manera que su empresa emite CFE a clientes, sus proveedores emitirán CFE a su nombre. Mientras que ellos deberán controlar por su parte el estado de dichos CFE, su empresa deberá también realizar controles sobre los mismos:

  1. Controles Administrativos: Para determinar si el CFE se corresponde con los ítems o artículos recibidos, si las cantidades son correctas, si los precios se condicen con lo pactado, etc.
  2. Controles Normativos: DGI obliga que usted de respuesta a cada uno de esos CFE, ya sea aceptándolo o rechazándolo.

Según la normativa vigente, dispone de un plazo de 20 días para brindar dicha respuesta.

Es importante recordar que al rechazar un CFE no desaparece la obligación de pago de este, sino que indica que usted no está de acuerdo con lo emitido y lo está notificando al proveedor. Si lo cree oportuno, deberá solicitar al mismo la anulación de dicho CFE y la emisión de uno nuevo.

El control de los CFE recibidos se realiza directamente en el módulo de e-Factura, debiendo revisar cada uno de ellos, para luego dar aceptación o rechazo.


¿Cómo se emite un Comprobante Fiscal Electrónico?

Como se mencionaba previamente, los comprobantes de venta o devolución deben ser ingresados en ZLibra. Deberá indicar el Cliente (Receptor), los artículos a facturar, los posibles descuentos a los mismos y en forma opcional agregar alguna nota. Al momento de ser emitidos, la aplicación determinará si se corresponde generar un e-Ticket (el cliente no tiene RUT) o una e-Factura (el cliente tiene RUT).

Es por ello, que usted solo deberá seleccionar el comprobante en base a la forma de pago de este (Contado/Crédito) o a la nota correctiva (Devolución Contado/Nota de Crédito) y no teniendo en cuenta el tipo de CFE que se emitirá.

Si el comprobante cumple con todos los requisitos establecidos, al momento de emitir también se generará la representación impresa del mismo, que deberá entregar al receptor.

De la misma manera, si el comprobante es emitido a un receptor electrónico, tanto el archivo informático como la representación impresa serán enviadas a la casilla que el mismo haya informado en DGI.

Consideraciones y normativa

Un CFE puede ser rechazado por varios motivos, por lo cual es necesario tener en cuenta algunas consideraciones antes de emitirlo.

  • DATOS DEL CLIENTE

Al agregar un cliente en ZLibra, deberá completar todos los campos que sean obligatorios, incluyendo el Tipo y Número de documento, Localidad y País. En caso que indique Código Postal, es mismo deberá respetar el formato de este.

En caso que alguno de estos datos esté omiso, el CFE será rechazado.

  • TIPO DE DOCUMENTO DEL CLIENTE

Para un cliente uruguayo se puede indicar RUT, C.I. o Ninguno, no siendo aceptado ningún otro tipo.

Si informa RUT, deberá indicar un número real.

Si informa Cédula, deberá informar un número real.

Si el cliente es extranjero, en tipo de documento deberá seleccionar Otro e indicar el número de este.

  • PAÍS DEL CLIENTE

Cada país del cliente al que se vaya a emitir debe estar agregado en ZLibra y se deberá indicar el código ISO de este.

Al momento de emitir el CFE se validará que el país exista y que tenga el código ISO correspondiente y correcto.

  • PRECIO UNITARIO DE ARTÍCULOS

DGI rechazará todo comprobante que contenga alguna línea de artículo cuyo importe unitario sea negativo. No podrá por lo tanto facturar ni precios inferiores a cero ni artículos que operen como descuento.

En caso que quiera realizar algún descuento, lo puede informar al momento de ingresar cada artículo o generando una Nota de Crédito por el importe total a descontar.

  • IMPORTE DEL COMPROBANTE

DGI rechazará todo comprobante cuyo subtotal supere el equivalente a 10.000 Unidades Indexadas y no se informe el tipo y número de documento del cliente.

La cotización de la Unidad Indexada se actualiza en forma automática, por lo que la única preocupación en este sentido será asegurarse que, superado ese importe, se informe el documento del cliente.

  • FACTURACIÓN EN MONEDA EXTRANJERA

ZLibra validará que, para cada comprobante emitido en moneda extranjera, exista la cotización correspondiente a la fecha de facturación.

La cotización de la moneda puede ser ingresada en forma manual o importada desde el BCU, directamente desde ZLibra.

En caso que no exista cotización, el CFE será rechazado.

Numeración de los CFE

Debido a que para poder imprimir un CFE se debe solicitar un rango de CAE, la numeración será única, consecutiva y correlativa para cada tipo de CFE.

De esta manera, el primer e-Ticket emitido será el A1, la primer e-Factura será también A1 y así para cada uno de los tipos de CFE.

Esta numeración es realizada en forma automática por ZLibra, tomando en cuenta el CAE al que se corresponde y el primer número disponible.

Una vez la CAE sea completamente utilizada o llegue a su vida de expiración, no podrá emitir un nuevo CFE sin antes haber solicitado e importado la CAE.

Luego de importada, la numeración seguirá siendo correlativa al último utilizado.

¿Cómo se emite un Comprobante Fiscal de Contingencia?

¿Qué es Contingencia?

Es motivo para ingresar y emitir en contingencia cuando no resulte posible la utilización del sistema, ya sea porque no se puede acceder a ZLibra por problemas relacionados al dispositivo o por no poder ingresar a la aplicación por problemas de conectividad de Internet. En este caso el emisor deberá hacer uso de los comprobantes preimpresos de contingencia, mientras perduren las circunstancias.

Se deberán comunicar a DGI tales situaciones utilizando el formulario “Comunicación de contingencia”, disponible en el Portal de e-Factura/Contingencia, así como cuando ha superado el problema. Saber si uno debe o no debe ingresar en contingencia es el equivalente a hacerse la pregunta: ¿Puedo ingresar a ZLibra? Si la empresa no tiene conexión a Internet, debe informar contingencia, aunque no debe hacerlo si al menos uno de los dispositivos usados para ingresar puede conectarse a la aplicación.

¿Cómo se emite un CFC?

Para poder emitir un Comprobante Fiscal de Contingencia usted debe:

1. Haber solicitado las CAE correspondientes desde la web de DGI, opción Servicios en Línea.

2. Haber agregado las mismas en el módulo de e-Factura.

3. Haber solicitado a la imprenta autorizada la impresión de los comprobantes en formato papel.

4. Asegurarse que los mismos especifiquen en forma preimpresa, los datos de su empresa, el número de autorización, el código QR, la numeración y el tipo de CFE.

Cuando deba emitir en contingencia tendrá que generar los comprobantes utilizando estos comprobantes manuales, mientras no pueda acceder a la aplicación.

Una vez lo pueda hacer deberá ingresar los mismos a ZLibra, seleccionando el tipo de comprobante por la modalidad de pago (Crédito/Contado), seleccionando el cliente, los artículos y descuentos. Deberá asegurarse que el comprobante ingresado sea idéntico al comprobante generado en forma manual.

A diferencia de los CFE, la numeración de los comprobantes de contingencia no es automática y deberá indicarla en forma manual, respetando la numeración del preimpreso.

Características del formulario preimpreso de Contingencia

• El nombre del tipo de documento de contingencia es el nombre del tipo de CFE que sustituye más la palabra contingencia (e-Ticket de Contingencia, e-Factura de Contingencia, etc.)

• La numeración otorgada es independiente de la de los CFE, siguiendo la numeración de toda la documentación en papel.

• Tienen una validez de cinco años.

• Los preimpresos deben tener incorporado el sello digital correspondiente a la constancia de autorización de impresión.

• En cada documento preimpreso debe constar la sucursal donde se realizó la operación, si la misma no ocurrió en el domicilio fiscal principal.

Consideraciones y normativa

Aplican las mismas normativas y limitaciones numeradas para los CFE.

Errores frecuentes al emitir un CFE

Los siguientes son los motivos más frecuentes por los cuales un CFE puede ser rechazado. Recomendamos, por lo tanto, revisar los siguientes puntos antes de emitir:

Errores relacionados con datos propios de la empresa o del Cliente (Receptor)

• Todo cliente debe tener un tipo de documento, dirección, localidad y país asignado.

• Si en los datos del cliente se indica tipo de documento RUT, se deberá ingresar un número válido.

• Si en los datos del cliente se indica tipo de documento CEDULA, se deberá ingresar un número válido.

• Deben estar creados los países a los cuales pertenecen los clientes y se debe indicar obligatoriamente el código ISO de cada uno de ellos.

• Deben estar agregados los departamentos/provincias de cada país que se vayan a utilizar como datos de los clientes.

• En caso que el RUT de su empresa no esté bien ingresado en la configuración de la misma, podrán existir errores al momento de emitir. El RUT debe ser ingresado sin espacios entre los dígitos, asegurándose que sea el que corresponde al informado en el Formulario DGI 6906 (datos registrales)

Errores relacionados con moneda, precio unitario y montos totales

• Si emite comprobantes en moneda extranjera, deberá la misma estar creada y tener cotización para el día de la fecha de emisión.

• Si se emite un comprobante a un consumidor final y el subtotal de este supera las UI 10.000, se deberá obligatoriamente informar el tipo y número de documento.

• Al momento de generar un comprobante, no se puede agregar un artículo cuyo precio unitario sea negativo. De la misma manera, si se desea otorgar un descuento en el comprobante, no se podrá ingresar como una línea con importe unitario negativo.

• Si se desea otorgar un descuento, se puede hacer en cada línea de artículo.

• Si se desea otorgar un descuento global sobre un comprobante, se deberá generar una Nota de Crédito y ambos documentos deberán estar vinculados.

• Si bien el precio unitario de un artículo puede ser cero, informar la cantidad es obligatorio.

Errores relacionados a CAE o Certificado Digital

• Al momento de emitir un comprobante, ZLibra buscará el CAE correspondiente. En caso de que el mismo no haya sido importado, el comprobante no podrá emitirse. Recuerde que debe solicitar un CAE específico para cada tipo de CFE.

• De la misma manera, no será posible emitir un CFE si no se dispone de un Certificado Digital válido, a nombre de la empresa.

Errores relacionados con devoluciones o anulaciones

• Si un comprobante ha sido rechazado por DGI y se desea anular de manera que se genere el contradocumento en forma automática, tanto el comprobante de Venta como la Nota de Crédito deberán tener el mismo tipo de IVA definido. En caso que así no sea, el contradocumento no podrá ser seleccionado al momento de anulación.

Preguntas frecuentes

  • ¿Siendo Emisor Electrónico, puedo documentar descuentos en los Recibos de cobro?

Los recibos no son un tipo de documento incluido en el régimen de facturación electrónica por lo que los descuentos se deberán documentar mediante Notas de Crédito de e-factura o Notas de Crédito de e-Ticket. De la misma manera, DGI no validará ningún CFE donde el descuento se informe como un ítem o artículo con precio negativo.

  • ¿Debo esperar autorización de DGI para entregar mercadería o cobrar un CFE?

No, no se requiere esperar una autorización on line de la DGI para realizar el envío del CFE al receptor, o para realizar el transporte de las mercaderías, para la entrega de la representación impresa al receptor no electrónico o para efectivizar el cobro. DGI devolverá un acuse de recibo de manera inmediata, dependiendo de la carga del sistema encargado de procesar la información.

  • ¿Al confeccionar el CFE se debe solicitar al cliente su cédula de identidad o RUT?

Es obligatorio identificar al cliente con número de Cédula de Identidad: los e-Tickets y sus respectivas notas de corrección cuando el monto neto, excluidos los montos correspondientes a conceptos no facturables, es mayor a 10.000 UI. También es obligatorio identificar al cliente, sin importar el monto, cuando en el mismo se documenten retenciones o percepciones, sin perjuicio de las excepciones expresamente establecidas para determinadas operaciones.

Es obligatorio identificarlo con número de RUT: los restantes comprobantes (e-Factura y sus notas de corrección, e-Resguardo, e-Remito, e-Factura de Exportación y sus notas de corrección, e-Remito de Exportación, y e-Factura Venta por Cuenta Ajena y sus notas de corrección).

ZLibra validará el dígito verificador de la cédula de identidad y del RUT. En el caso de documento extranjero el cliente deberá proporcionar además el país de origen del documento. ZLibra deberá tener agregado el país y su correspondiente código ISO.

  • ¿Qué es la Representación Impresa de un CFE?

La impresión del Comprobante Fiscal Electrónico se conoce como Representación Impresa, ya que no es más que la representación del archivo informático generado y enviado a DGI y en caso de aplicar, también al receptor. Es la impresión en papel del contenido de un CFE, que debe cumplir con los requisitos mínimos establecidos por la DGI. La representación impresa será legalmente válida si cumple con el formato establecido. Este comprobante podrá reimprimirse la cantidad de veces que sea necesario. ZLibra dispone de diseños preestablecidos, únicos y estándar para sus usuarios, cumpliendo estos con todos los requisitos establecidos por la normativa vigente.

¿Cuándo debo generar la Representación Impresa?

El emisor debe entregar una representación impresa cuando:

• El receptor es no electrónico.

• Hay traslado de mercaderías.

• Exista cualquier otro motivo en que se requiera un CFE impreso.

  • ¿Por qué se imprime un código QR en la Representación Impresa?

Para asegurar la autenticidad de la representación impresa se incluye un sello digital, el cual permite verificar que: el número con que se generó el CFE ha sido autorizado por la DGI, los datos principales del CFE no han sido alterados y el CFE fue efectivamente generado por el emisor electrónico correspondiente.

Las impresiones de los comprobantes fiscales deberán incluir una imagen QR-code (código de barras bidimensional) que es la implementación elegida para la representación del sello digital. El sello digital contiene un link a la página web de DGI con los siguientes parámetros:

Nº de RUT emisor / Tipo de CFE / Nº de comprobante (serie y Nº) / Monto total / Fecha de la firma / Código de seguridad del CFE.

  • ¿Qué es una CAE?

El rango de numeración a utilizar para cada tipo de CFE lo autoriza exclusivamente DGI, emitiendo para ello una Constancia para Autorización de Emisión (CAE). Para emitir CFE, los emisores electrónicos deberán solicitar la Constancia para Autorización de Emisión (CAE). Los emisores electrónicos deben ingresar, previa identificación, al Portal “Servicios en Línea” en la Web de la DGI a la opción “Solicitud Constancia CFE” y completar el formulario correspondiente.

  • ¿Debo solicitar una CAE para cada tipo de CFE?

Si. Para cada tipo de CFE que se vaya a emitir, es necesario solicitar la Constancia correspondiente, ya que la misma no solo autoriza a un tipo de CFE en particular, sino que también asigna la serie y rango de numeración.

Para el caso de Comprobante Fiscal de Contingencia, no se solicita una CAE por cada tipo de CFE, sino que se solicita un único rango. Luego, en conjunto con la imprenta, se asignan rangos independientes para cada tipo de Comprobante Fiscal de Contingencia preimpreso.

  • ¿Qué validez tiene una CAE?

El plazo de validez del rango de números autorizados es de dos años; al vencimiento del plazo los números no utilizados deberán ser anulados e informados en el reporte diario correspondiente.

  • ¿Qué información contiene una CAE?

El archivo “CAE” contiene entre otros datos: número de la “autorización de emisión de CFE”, rango autorizado, tipo de CFE y vencimiento. Este archivo está firmado electrónicamente por la DGI y no debe ser modificado o adulterado de manera alguna.

  • ¿Qué información contiene el Reporte Diario?

El reporte diario contiene la información consolidada de todos los comprobantes fiscales electrónicos y documentos de contingencia emitidos durante las 00:00:00 y las 23:59:59 hrs. de cada día, por cada tipo de CFE/CFC certificado, fecha de comprobante y por sucursal. Incluye además información de la numeración utilizada (CFEs emitidos y anulados).

  • ¿El envío del Reporte Diario es automático?

ZLibra está configurado para generar y enviar el Reporte Diario en forma automática, dentro del rango de tiempo establecido por DGI. Esto no exime a la empresa de la responsabilidad de revisar que el Reporte Diario de cada día haya sido efectivamente generado y enviado. El envío de esta información es responsabilidad única y exclusiva del Emisor Electrónico.

De la misma manera, si DGI rechaza un Reporte Diario, es responsabilidad de la empresa estar al tanto de los motivos por los cuales fue rechazado y realizar las correcciones necesarias.