Cierre de Ejercicio

Para poder cerrar un ejercicio contable es necesario cumplir ciertos requisitos, los cuales aseguran una correcta ejecución y posterior apertura de un nuevo ejercicio. Los mismos se detallan a continuación y deben cumplirse en orden y sin omitir ninguno de ellos.

VALIDAR ASIENTOS

Correr la herramienta de Validación. Para ello deberá ir a Contabilidad > Inicio > Validar Asientos.

Esto mostrará un reporte por pantalla de los asientos con errores y que no pueden ser validados. Por ejemplo, cuando en un asiento hay un título en lugar de una cuenta imputable o cuando un asiento no balancea.

Antes de proseguir, se deberán corregir estos errores para poder volver a emitir los reportes. Los asientos que no validan no son incluidos por ZLIBRA en los reportes.

Si se encontraran asientos sin líneas, éstos serán eliminados.

VERIFICAR LAS COTIZACIONES DEL EJERCICIO

Debe asegurarse de tener ingresadas todas las cotizaciones para todo el ejercicio a cerrar y para cada moneda extranjera.

Deberá verificar que, cada mes del ejercicio tenga asignadas sus correspondientes cotizaciones, y de no ser así, deberá cargar las cotizaciones faltantes.

Esto lo podrá hacer manualmente o importándolas desde el link Cotizaciones BCU en Configuración > Monedas y Cotizaciones, presionando sobre el ícono $ en cada moneda.

GENERAR ASIENTOS DE DIFERENCIA DE CAMBIO

La diferencia de cambio se debe ejecutar para la moneda Pesos y para todas las monedas extranjeras existentes en el sistema. Para ello deberá ir a Contabilidad > Asientos > Generar Diferencia de Cambio.

Tipo y Moneda:

Este procedimiento genera en forma automática los asientos de Diferencias de Cambio tanto en Moneda Nacional como en Moneda Extranjera. La Diferencia de Cambio de Tipo Moneda Nacional ajustará el saldo en Moneda Nacional de las cuentas de la Moneda Extranjera seleccionada para la presentación de balances en Moneda Funcional.

La Diferencia de Cambio de Tipo Moneda Extranjera ajustará el saldo en Moneda Extranjera de las cuentas de Moneda Nacional para la presentación de balances en la Moneda Extranjera seleccionada. Recuerde que en el plan de cuentas debe marcar las cuentas sobre las cuales desea realizar Diferencia de Cambio o Ajuste a Moneda Extranjera.

Fecha:

Establece la fecha para el cálculo del saldo de las cuentas. Los asientos quedarán grabados en dicha fecha.

Cotización:

Tipo de cambio de la moneda extranjera para la cual se genere la diferencia de cambio. Puede tomarla de la tabla de cotizaciones que tiene actualizada.

Concepto:

Dato descriptivo a grabar en el campo Concepto del asiento generado.

Eliminar Diferencias de Cambio de la misma fecha:

Indica si el usuario desea eliminar otros asientos de diferencia de cambio que ya hayan sido realizadas previamente con la misma fecha y moneda. En caso de no marcarlo se generan asientos complementarios a los que ya existen.

Cada asiento de Diferencia de Cambio se identificará por contener un número negativo en el campo “Cotización”.

Para las diferencias de cambio en moneda nacional, o sea la moneda 1, la cotización grabada será –1.

Para la moneda 2, generalmente dólares, la cotización será –2, y así sucesivamente.


En todas las Monedas debe indicar las cuentas de Diferencia de Cambio (ganada y perdida). Tener presente que cuando se quiere expresar un informe en una moneda diferente a pesos, si no se aplica la diferencia para todas las cuentas las mismas expresadas en otras monedas pueden dar diferente.

VERIFICAR EL BALANCE EN TODAS LA MONEDAS

El balance debe cerrar en todas las monedas. En caso de haber diferencia, tendrá que:

  1. Verificar que no existan Cuentas de Orden con saldo. Normalmente se utilizan como cuentas puente o cuentas de Orden y Contingencia bajo los capítulos 6 y 7. Para poder ver si las mismas tienen saldo antes de cerrar el ejercicio, es necesario consultar los Mayores de dichas cuentas.
  2. Tener en cuenta si se tienen cuentas de Orden en monedas extranjeras, haber realizado los asientos de Diferencias de Cambio correspondientes, porque si no están en cero en todas las monedas, el balance no balanceará.
  3. Verificar que las fechas y demás filtros indicados para los reportes que se están comparando sean los mismos.
  4. Verificar que en el plan de cuentas están indicadas las cuentas para las cuales se quiere generar ajuste por diferencia de cambio.


CREAR EL NUEVO EJERCICIO

Si no tiene el ejercicio posterior creado, vaya a Contabilidad > Configuración > Ejercicios Contables y agréguelo.

Recuerde que sólo podrá agregar o modificar asientos que correspondan al ejercicio de trabajo parametrizado. Para esto debe ir a Contabilidad > Configuración > Parámetros Generales y seleccionar el ejercicio correspondiente.

GENERAR ASIENTOS DE RESULTADO

Esta herramienta contable genera en forma automática tres asientos por cada local, debiendo usted ejecutar este proceso para todas las monedas definidas.

1 - Un asiento por las Pérdidas del ejercicio.

Primero se calculan los saldos de las cuentas correspondientes al capítulo de Pérdidas generándose un asiento contra la cuenta de Pérdidas y Ganancias seleccionada. De esta forma se dejan en cero los saldos de las cuentas de Pérdidas.

2 - Un asiento por las Ganancias del ejercicio.

Luego se calculan los saldos de las cuentas correspondientes al capítulo de Ganancias generándose un asiento contra la cuenta de Pérdidas y Ganancias seleccionada. De esta forma se dejan en cero los saldos de las cuentas de Ganancias.

3 - Un asiento por el Resultado del ejercicio.

Finalmente se crea un tercer asiento (el asiento de Resultados) de la cuenta de Pérdidas y Ganancias contra la cuenta Resultados del Ejercicio.


Los datos solicitados son:

Pérdidas y ganancias

Debe establecer la cuenta de pérdidas y ganancia que se utilizará para los asientos 1 y 2. Generalmente es una cuenta llamada Pérdidas y Ganancias.

Resultado

Debe establecer cuál será la cuenta para el asientos 3. Generalmente es la cuenta Resultados del Ejercicio.

Moneda del asiento

Los asientos generados se expresarán en la moneda especificada en este campo.

GENERAR ASIENTOS DE CIERRE Y APERTURA

Esta herramienta genera en forma automática los asientos de cierre del ejercicio y apertura del nuevo ejercicio. Debe generar los asientos para todas las monedas existentes.

El sistema cierra los saldos de las cuentas a la fecha de cierre por medio de un asiento y genera un nuevo asiento de apertura abriendo los saldos anteriores.

Recuerde que es necesario crear previamente el nuevo ejercicio contable. El asiento de apertura se grabará como el primer asiento del nuevo ejercicio.