Plan de Cuentas

La grilla del Plan de Cuentas presenta las cuentas que la empresa ha definido para registrar sus procesos y hechos contables, los cuales se registran dentro del módulo de Contabilidad de ZLibra.

Un plan de cuentas debe cumplir con varios requisitos, como la homogeneidad, la integridad (tiene que presentar todas las cuentas necesarias), la sistematicidad (debe seguir un cierto orden) y la flexibilidad (tiene que permitir el agregado de nuevas cuentas).

Para definir correctamente un plan de cuentas debe sistematizarse los datos de forma ordenada, con una flexibilidad tal que permita que en un futuro podamos agregar nuevas cuentas, y con la suficiente claridad como para permitir que otros usuarios comprendan lo que en ellas se ha plasmado.

¿Cómo crear una nueva cuenta?

El sistema mnemotécnico más usual para codificar un plan de cuentas es el numérico decimal, que permite agrupaciones ilimitadas y facilita la tarea de agregar e intercalar nuevas cuentas. Por ejemplo: 1 Activo, 11 Activo corriente, 12 Activo no corriente, 111 Caja y bancos, 112 Inversiones corrientes... y así.

En particular en esta grilla encontramos dos botones para agregar nuevas cuentas, el botón AGREGAR, y el botón Nuevo Capítulo.

Botón AGREGAR

Al igual que en todas las grillas, pulsando el botón AGREGAR se accede a un registro vacío a ser completado con los datos de la nueva cuenta. Dependiente de la codificación que se le de a la cuenta, ZLibra la tomará como Imputable o Título. Las imputables son aquellas que pueden ser usadas en el Ingreso de asientos, los títulos no podrán usarse en los asientos y tienen como fin agrupar las cuentas del mismo tipo; en el ejemplo 12 Activo no corriente agrupa las cuentas 111 Caja y bancos, y 112 Inversiones corrientes. Al grabar los datos ZLibra sabrá donde colocar la cuenta según su codificación, además de clasificarla como Imputable o Título.

Los datos son:

  • Código: El código identificará la cuenta y su tipo (imputable o título). Solo se aceptan dígitos del 1 al 9, sin espacios vacíos, y hasta 10 dígitos.
  • Nombre: Descripción de la cuenta.
  • Moneda: Moneda en la que opera la cuenta.
  • Grupo: Las cuentas imputables pueden pertenecer a un determinado grupo (ver Grupos de Cuentas) con el fin de poder obtener un balance sobre una categoría determinada de cuentas, como por ejemplo las cuentas de IVA, las cuales no tienen porqué estar bajo el mismo título o capítulo dentro del Plan (ejemplo: 2130411 IVA Ventas y la 114402 IVA Compras, ambas perteneciente al Grupo "Cuentas de IVA").
  • Centro de Costos: Este dato le indica a ZLibra que al momento de usar la cuenta en el ingreso de asientos, se controle que el usuario deba también ingresar un centro de costo en el asiento (ver Centros de Costo), que no deba hacerlo, o que sea algo opcional. Esta información se valida y verifica en el momento mismo de la imputación, o también en la herramienta de Validar Asientos.
  • Presentación: Lo que se ingrese en este dato será el código que se muestre en la emisión de todos los reportes contables. El código de Presentación tomará automáticamente lo ingresado en el Código, pero el usuario podrá modificarlo. Es utilizado para empresas que si bien imputan los asientos usando los cósigos del Plan de Cuentas, presentan los reportes con otro tipo de codificación.
  • Literal Tributario: El código del literal tributario es un dato numérico de ingreso no obligatorio, utilizado en la emisión del Anexo 2/181. Si se le asigna a una cuenta un literal, el mismo será sugerido automáticamente al momento de ingresar un asiento que use la cuenta.
  • Calcular Diferencias de Cambio: Si se marca esta opción se le está diciendo a ZLibra que tome la cuenta para la generación automática de asientos por las Diferencias de Cambio.
  • Notas: Información general para el usuario. No se utiliza en ningún lado excepto en la información de la cuenta.

Botón Nuevo Capítulo

Los capítulos del Plan de Cuentas son aquellos cuyo código tienen un solo dígito, y que ya vienen predefinidos en ZLibra (Activo, Pasivo, Patrimonio, Ingresos y Gastos). No obstante el usuario podrá agregar nuevos capítulos, por ejemplo, para las Cuentas de Orden.

Al agregar un nuevo capítulo solo se preguntarán dos datos: Código y Nombre, donde el primero deberá ser de un solo dígito del 6 al 9.

Modificar y Eliminar

Cuando se pulsa el botón de Editar de la grilla, se muestra el formulario de datos de la cuenta seleccionada. En caso que la cuanta a modificar haya sido clasificada por ZLibra como un título, el dato a modificar será solo el nombre.

Cuando se pulsa el botón Eliminar, ZLibra procede a verificar que la cuenta, en caso de ser imputable, no esté siendo usada en los asientos. Si la cuenta es un título no se hará ningún control, por lo que dependerá del criterio y responsabilidad del usuario.

Exportar e Importar

Por medio de las acciones de Exportar e Importar es posible crear un plan de cuentas desde archivos Excel.

El botón Exportar genera un archivo Excel con todos los datos del Plan de Cuentas. El botón Importar permite que desde dicho archivo Excel se tomen los datos del Plan de Cuentas que sustituirá el que viene predefinido en ZLibra. El botón Importar no será mostrado si ya existen asientos ingresados en cualquier ejercicio contable de la empresa.

Exportar

El botón Exportar genera un archivo Excel con los datos todo el Plan de Cuentas. Al pulsar el botón Exportar se le pedirá confirmación al usuario para luego proceder a descargar automáticamente el archivo Excel con la información de todo el Plan de Cuentas. El formato de dicho archivo debe ser tomado de ejemplo para cuando se quieran importar los datos. La fila 1 está reservada para los títulos de cada columna, a partir de la fila 2 se muestran los datos exportados, los cuales son:

  • Columna A - Cuenta: Se exporta el código de cada cuenta. El formato debe ser del tipo Texto.
  • Columna B - Nombre: Se exporta el nombre de cada cuenta. El formato debe ser del tipo Texto.
  • Columna C - Código Moneda: Se exporta el código de la moneda de la cuenta. El formato debe ser del tipo Número. Aquellas cuentas que no sean imputables (clasificadas como cuentas título por ZLibra) tendrán el valor cero.
  • Columna D - Código Grupo: Se exporta el código del grupo al cual pertenece la cuenta. El formato debe ser del tipo Texto. Aquellas cuentas que no sean imputables (clasificadas como cuentas título por ZLibra) quedarán vacías.
  • Columna E - Presentación: Se exporta el código de presentación de cada cuenta. El formato debe ser del tipo Texto. En caso de estar vacío se tomará el Código de la cuenta.
  • Columna F - Literal Tributario: Se exporta el código de literal tributario de cada cuenta. El formato debe ser del tipo Número. Aquellas cuentas que no sean imputables (clasificadas como cuentas título por ZLibra) tendrán el valor cero.
  • Columna G - Diferencia de Cambio: Se exporta el dato Calcular Diferencia de Cambio de de cada cuenta. El formato debe ser del tipo Texto de una sola letra mayúscula y debe contener los valores S (Si) o N (No). Aquellas cuentas que no sean imputables (clasificadas como cuentas título por ZLibra) tendrán el valor N.
  • Columna H - Centro de Costos: Se exporta el dato Centro de Costos de de cada cuenta. El formato debe ser del tipo Texto de una sola letra mayúscula y debe contener los valores S (Si), O (Opcional) o N (No). Aquellas cuentas que no sean imputables (clasificadas como cuentas título por ZLibra) tendrán el valor N.
  • Columna I - Notas: Se exportan las Notas de cada cuenta. El formato debe ser del tipo Texto.

Importar

El botón Importar le permite crear un nuevo Plan de Cuentas a partir de la información almacenada en un archivo Excel, el cual debe respetar el formato que genera la acción de exportación descrita anteriormente. Por lo tanto si decide generar manualmente dicho archivo, sugerimos primer exportar el Plan de Cuentas existente para de esa forma trabajar sobre el archivo generado, el cual ya está formateado correctamente.

Es importante destacar que no se podrá importar el Plan de Cuentas desde un archivo Excel si ya existen asientos ingresados en la empresa, en cualquiera de sus ejercicios; en caso de existir asientos el botón Importar no será mostrado.

La herramienta de importación solo le pide al usuario dos datos:

  • Archivo: El archivo Excel desde donde tomar el Plan de Cuentas, archivo que debe respetar exactamente el formato que genera la acción de exportación.
  • Incrementar Moneda en 1: Solo es necesario marcar este dato cuando el plan de cuenta a importar toma la moneda nacional como moneda con código cero. Esto se debe a que en ZLibra la moneda nacional siempre es la que tiene código 1, pero no es así en otros sistemas contables donde dicho código es 0, por lo que antes de importar se necesita destacar esta diferencia marcando la opción para que ZLibra incremente en 1 cada código de moneda recibido desde el archivo Excel.

Al confirmar la acción de importación lo primero que se hace es recorrer todas las filas del archivo y validar que la información sea correcta. Por ejemplo, que los formatos de las columnas sean los estipulados, que los códigos de monedas estén previamente creados, y así con cada columna. En caso de existir errores el proceso se detiene y se le informa al usuario en cual fila se encontró dicho error. Si no se encuentran errores se procede a importar el plan de cuentas y a clasificar cada registro para saber si es una cuenta imputable o una cuenta título.