Trabajar con Tareas y Subtareas

Una tarea es una acción o procedimiento programado, a ejecutarse en relación a un contacto (Cliente o Proveedor), que puede tener varias subtareas y donde cada una de ellas puede estar asignada a uno o más de un usuario de ZetaSoftware.
El uso de tareas en ZetaSoftware permite planificar acciones, asignarlas a diferentes usuarios, establecer plazos de ejecución y realizar seguimiento el cumplimiento de las mismas.

Crear una tarea

Desde el menú principal, seleccione Gestión, luego Tareas y por último, Agregar.

Las tareas también pueden ser agregadas desde Comprobantes, Contacto y Oportunidades, quedando las mismas vinculadas a esos objetos.

Descripción

Asunto

Es el título que le quiera asignar a la tarea. Debe ser lo más descriptivo posible, cosa que no genere dudas sobre el cometido de la misma.

Descripción

Complementa al asunto o extiende los detalles del mismo.

Información General

Fecha

Fecha de comienzo de ejecución de la tarea.

Vencimiento

Plazo para la ejecución de la tarea y cada una de sus subtareas.

Prioridad

Relevancia que se le quiera asignar a la misma.

Propietario

Usuario que genere la tarea y quien genera y asigna las diferentes subtareas.

Categoría

Seleccione una de las categorías disponibles, las cuales fueron creadas previamente.

Contacto

Indique datos del contacto. Para hacerlo, puede comenzar a escibir datos del mismo, como por ejemplo nombre, razón social o código. El campo es predictivo, por lo que a medida que ingresa datos, se irán mostrando los relevantes.

Referencia

Indique una referencia a la tarea.

Subtareas

Subtarea

Seleccione una de las subtareas que hubiera previamente creado. Cada subtarea, es un proceso o procedimiento a ejecutar, como parte de una tarea.

Descripción

Agregue una descripción a cada subtarea.

Asignada

Seleccione el usuario a quien se le asigna la ejecución de la subtarea.

Vencimiento

Indique el plazo máximo de ejecución de la misma.

Estado

Seleccione uno de los estados previamente creados.

Fecha Estado

Cada vez que el usuario asignado, deba modificar el estado de la subtareas, puede indicar la fecha de esta acción.

Comentario

Indique un comentario que considere pertinente a la subtarea. Puede ser, por ejemplo, información que el usuario asignado deba saber sobre la subtarea.

Horas / Minutos

Indique la cantidad de horas y minutos que llevó la ejecución de la subtarea. Es un dato opcional.

Una vez agregadas y asignadas las subtareas, debería verse en forma muy similar a esta pantalla.
Si es necesario agregar más subtareas, debe presionar en Nueva Fila.
Debe hacer clic en Confirmar para que se generen las subtareas.

Interactuar con la grilla de tareas

Una vez creada una tarea, la misma puede ser vista o modificada desde la grilla de tareas. Para acceder a la misma, debe seleccionar Gestión desde el menú principal y luego, Tareas.

Agregar

Permite agregar nuevas tareas.

Subtareas

Permite acceder a todas las subtareas generadas para todas las tareas. Desde esta grilla, es posible filtrar las subtareas, ya sea por usuario asignado, por propietario, por vencimiento, por asunto, etc.
Para seleccionar los datos a filtrar, lo debe hacer desde los cabezales de cada columna.
En el ejemplo presentado a continuación, se filtran subtareas por Fecha de Vencimiento.

Excel

Exporta todas las tereas, respetando los mismos datos que se muestran en la grilla.

Columnas

Permite que se muestren o dejen de mostrarse las datos relacionados a cada tarea.

Gestionar las subtareas como Propietario

Cada tarea es creada un por usuario, el que pasa a ser propietario de la misma. El usuario puede acceder a todas las tareas que ha creado y hacer seguimiento a esta y a las subtareas relacionadas..
Para ello, desde el menú principal debe seleccionar
Gestión y luego Tareas.

Desde la columna Propietario debe seleccionar su usuario y hacer clic en Filtrar Seleccionado.
De esta manera, se mostrarán en la grilla solo las tareas de las cuales sea propietario.

Desde el ícono de edición de cada tarea, el propietario podrá visualizar, modificar, eliminar o duplicar la tarea.

Desde la columna Estado, podrá seleccionar el ícono de ampliación de datos, lo que hará que se despliegue un listado con todas las subtareas, con la información pertinente a cada una de ellas.
Esta es una manera de poder hacer seguimiento rápido a cada una de ellas.

Gestionar las subtareas como Usuario asignado

Cada subtarea está asignada a un usuario. El usuario puede acceder a todas las tareas que le han sido asignadas y, a medida que va dando cumplimiento a la misma, puede ir actualizando el estado.
Para ello, desde el menú principal debe seleccionar Gestión y luego Tareas.
En la grilla de tareas, debe hacer clic en Subtareas.

En la columna Asignado deberá filtrar las que estén asignadas al mismo, marcando la casilla al lado de su usuario.
Entre paréntesis se informará la cantidad de subtareas que cada usuario tiene asignada.

Seleccionando el ícono de edición, podrás visualizar o modificar la subtarea.
Visualizar le permite ver todos los detalles de la tarea, como de las subtareas que pueda tener asignado cada usuario.
Modificar le permitirá modificar exclusivamente la tarea asignada el usuario.

Si la terea se ha ejecutado o si se ha realizado alguna acción relacionada a la misma, puede ser indicada.
Para ello, se puede seleccionar uno de los estados que se hubiera creado previamente, se puede agregar un comentario, seleccionar la fecha e indicar la cantidad de horas y minutos que llevó su ejecución.
Realizados estos cambios, debe confirmar.