Análisis Dinámico

Convertir datos en información y la información en decisiones es una ventaja competitiva que las empresas deben comenzar a explotar. Optimizar sus procesos, entender su entorno o adelantarse a futuras tendencias son solo algunas de las posibilidades que brinda la herramienta de Análisis Dinámico de ZetaSoftware.

¿Por qué un módulo de Análisis?

Uno de los activos más importantes de una empresa es la información, y el valor de esta depende en gran medida de que haya sido recolectada y consolidada correctamente para que llegue en tiempo y forma a las personas que toman decisiones. Y pare ello ya no bastan los clásicos reportes en PDF o Excel.

En áreas críticas de la empresa como finanzas, operaciones, calidad y ventas, el no contar con datos adecuados puede repercutir en la toma de decisiones y poner en riesgo la actividad de la empresa en el mediano o largo plazo. A raíz de esta necesidad, hemos optado por incluir el módulo de Análisis (Business Intelligence) en ZetaSoftware.

¿Cómo preparar los datos para analizar?

La herramienta de Análisis Dinámico utiliza una base de datos propia y especialmente diseñada para su objetivo. Esto significa que si se desean analizar las ventas, es necesario subir y cargar en dicha base de datos las facturas de ventas en el formato que la herramienta de análisis requiere. Es por ello que para cada consulta existe el botón Carga y Actualización.

El proceso de Carga y Actualización genera y consolida los datos en la base de análisis. Una vez seleccionado y confirmado el año, el proceso puede demorar entre uno y tres minutos, dependiendo de la cantidad de registros, por lo que se sugiere esperar un tiempo antes de proceder con la consulta. No obstante no es necesario esperar a que termine la carga de un año, para comenzar con la carga de otro año.

Cada vez que se suben los datos de un año en particular, se eliminan en la base de datos de análisis y en caso de existir, los datos del mismo año previamente cargados. De esta forma nos aseguramos que cada año de datos de análisis cargado tenga la información actualizada y correcta.

¿Cómo armar las preguntas?

Los módulos de Gestión, Facturación y Finanzas Personales tienen su propio Análisis Dinámico. El de Gestión PyME es el más rico en datos, por lo que es el único que posee varias consultas diferentes (ventas, compras, gastos, etc.). El módulo de Facturación permite analizar las ventas, y el de Finanzas Personales los gastos.

Como se verá en la siguiente imagen, la interfaz donde se podrán realizar las consultas es muy simple, solo basta escribir la pregunta donde dice ¿Qué deseas saber?.
Abajo de dicha pregunta y a modo de ayuda están los "tips" o sugerencias que proponen diversas preguntas para escribir y explorar los datos, no obstante, sugerimos empezar siempre por el Asistente.

Usando el Asistente

El Asistente es una guía para ir armando las posibles preguntas. Al presionar el botón se desplegará una pantalla donde, en solo tres pasos, se podrá construir las consultas.

1. En el primer paso se deberá definir la operación y el dato base de la pregunta.

Por ejemplo, para responder ¿Cuál es el total de ventas sin IVA por mes?, se deberá seleccionar como indicador “Total”, y como dato “Subtotal”. Los INDICADORES de rendimiento son imprescindibles para la supervisión del progreso de cualquier negocio

Puedes elegir varios indicadores y datos. Por ejemplo, a lo anterior se puede agregar (con el botón +) el indicador Promedio y el dato IVA.

2. En el segundo paso puedes seleccionar por qué criterio te gustaría visualizar la información.

Siguiendo los ejemplos anteriores, necesitamos ver la suma de la facturación por cada mes. En este caso, elegiremos “Mes” como la dimensión. Denominamos DIMENSIONES a aquellos datos que nos permiten filtrar, agrupar o seccionar la información.

Se puede optar por varios criterios de análisis. Para responder ¿Cuál es la suma del total de facturación y el máximo de IVA de facturación por mes y por cliente?, simplemente agregar una nueva línea (usando el botón +), y optas por la dimensión “Cliente”.

Observar que en la parte superior del asistente se irá mostrando la consulta que se está construyendo hasta el momento con el Asistente.

3. En el tercer y último paso, se pueden agregar (opcionalmente) filtros de datos.

Por ejemplo, se puede filtrar las facturas de un año específico, o para un artículo determinado. Simplemente se debe seleccionar el dato por el que necesita filtrar, y agregar los valores que se quieren incluir en la pregunta. Finalmente, al presionar “Ejecutar”, se procesará la consulta y se desplegarán los resultados.

¿Cómo interpretar los resultados?

El software procesará la pregunta y desplegará los resultados, los cuales se irán desplegando uno debajo del otro en orden cronológico (timeline) donde se puede ir viendo todas las consultas realizadas con los datos “congelados” según la fecha en la que fue ejecutada la consulta. De esta forma se tiene un contexto de cuando las consultas fueron ejecutadas, pudiendo comparar resultados a lo largo del tiempo. Con el botón “Vaciar línea de tiempo” es posible borrar todas tus consultas y limpiar la cronología o timeline.

En cualquier consulta de la cronología haciendo clic sobre los datos desplegados se podrá agregar un nuevo criterio de visualización, filtrando por el dato que se ha seleccionado. Por ejemplo, si se ejecutó la consulta “Suma de total por mes” y se haces clic sobre el mes “Enero”, se verá la suma del total de la facturación específicamente para el mes Enero, pudiendo ver los datos por otros criterios, como Cliente, Localidad, Moneda, etc.

Menú de opciones

Cada cuadro de resultado tiene diferentes opciones que permiten cambiar la visualización y continuar ahondando en la pregunta realizada. Estas opciones se encuentran disponibles desde el menú de la parte superior izquierda. A continuación, detallaremos cada una de ellas:

Ver como

El software optimizará la forma en qué se presentan los resultados para mostrar la mejor visualización de acuerdo a los datos que se están desplegando. De esta forma, si se está visualizando información geográfica (por ejemplo Total de Subtotal por Departamento), se mostrará en un mapa. Si se está visualizando información agrupada por varios criterios de análisis, se mostrará en una tabla.

La opción “Ver como” te permite cambiar este tipo de visualización. Según los datos analizados, aparecerán diferentes opciones: gráficos de barras y columnas, gráficos de torta, barras y columnas apiladas, mapas, tablas, etc.

Explorar

Existen varias opciones para continuar profundizando cada pregunta.

Cruzar

Al seleccionar esta opción se verán todos los criterios por los cuales es posible visualizar la información. Si hemos ejecutado la consulta “Suma de total por mes”, y necesitamos ver esta información para cada cliente, elegiremos el dato “Cliente”. De esta forma, se ejecutará una nueva consulta: “Suma de total por mes y cliente”. Sobre esta nueva consulta es posible seguir usando la opción “Cruzar” para ir añadiendo criterios de visualización.

Filtrar

Esta opción permitirá filtrar los datos de las consultas. Puedes añadir filtros por tantos datos como sea necesario. Por ejemplo, si se quiere ver la suma de la facturación por mes, solamente para un cliente determinado, se selecciona el dato “Cliente” y se escribe el nombre de dicho cliente. Cuando se comience a escribir, el software sugerirá los valores que ya han sido cargados, para que sea más fácil encontrar el cliente deseado.

Si por el contrario se desea ver la suma de la facturación por mes, para todos los clientes excepto uno determinado, se realiza el mismo proceso pero deslizando el interruptor hacia la opción “Excluir”.

Para el caso de las fechas se tienen dos opciones de filtros: rangos fijos y rangos relativos. En los rangos fijos se puede definir una fecha de inicio y otra fecha de fin. En los rangos relativos se puede elegir año, trimestre, mes, semana o día, y un rango relativo para alguno de ellos.

Si se desea filtrar por un dato numérico es posible especificar un rango, definiendo un mínimo y un máximo.

Ordenar

Al seleccionar esta opción se mostrarán todos los datos por los cuales podrás ordenar el resultado de la consulta, pudiendo definir además si el orden será ascendente o descendente.

Sumarizar

Al utilizar esta opción los datos se verán totalizados. Si se usa esta opción para la consulta “suma de total por mes y cliente”, se verá un nuevo dato, para cada mes, con la sumatoria de las ventas de todos los clientes.

Reejecutar

Cuando se seleccione esta opción se ejecutará nuevamente la consulta, pero actualizando los datos según la última carga.

Minimizar

Con esta opción se colapsa la consulta dentro de la cronología para que ocupe menos espacio y así poder concentrarse en las consultas que desea analizar.

Eliminar

Con esta opción se elimina la consulta de la cronología. Por supuesto, en cualquier momento es posible volver a escribirla o ejecutarla mediante el Asistente.

Filtros Globales

Anteriormente describimos cómo filtrar una consulta específica, pero también es posible definir filtros globales para que todas las consultas que se ejecutan ya cumplan estos filtros automáticamente.

Esta opción es muy útil, por ejemplo, si se desea analizar solamente la facturación de un año específico, y realizarás varias consultas dónde solamente se quiere considerar dicho año. En lugar de ir filtrando consulta por consulta, solo basta usar los filtros globales una sola vez.

Los filtros globales se pueden definir desde el botón “Configurar filtros globales” que se encuentra en la parte superior de la pantalla, o desde el botón flotante que en la parte inferior. Al acceder a estas opciones se desplegará una pantalla donde se definen los filtros, de la misma forma en que fue detallado anteriormente para el caso de una consulta particular.

Luego de agregar los filtros, al ejecutar una nueva consulta, automáticamente considerará la condición definida. Si se desea cambiar los filtros establecidos se debe usar el botón “Cambiar filtros globales” de la parte superior de la pantalla, y si se desea eliminarlos usar el botón “Limpiar filtros globales”.

Ejemplos