Tareas del Emisor Electrónico

La normativa fiscal relacionada a Facturación Electrónica asigna derechos y deberes a todos los Emisores Electrónicos. Dentro de los deberes, existen una serie de tareas que deben ser ejecutadas y cumplidas en forma obligatoria y que competen exclusivamente a cada empresa. Explicaremos aquí como revisar el estado de los CFE emitidos, como dar respuesta a los CFE recibidos, como actuar frente a CFE rechazados o anulados y como gestionar el envío de los Reportes Diarios, pero no abarcaremos la normativa o nomencaltura relacionadas. En caso que se le generen dudas, deberá acudir a su asesor contable o a la propia DGI.

De la misma manera, es recomendable que lea las Preguntas Frecuentes publicadas en este sitio.

CONTROLAR EL ESTADO DE LOS CFE EMITIDOS DESDE ZLIBRA

Al momento de emitir un CFE, ZLibra realizará una validación primaria, buscando inconsistencias por las cuales el comprobante pueda ser posteriormente anulado por DGI.

En caso que, al momento de emitir un comprobante se encuentre un error, ZLibra mostrará un mensaje indicando que el CFE fue rechazado y el motivo del mismo. En este caso, podrá realizar las correcciones correspondientes para que el CFE pueda ser corregido y vuelto a emitir.

Si por el contrario, el CFE es validado correctamente por ZLibra pero luego de ser recibido por DGI, el mismo tiene alguna inconsistencia, el ente procederá a rechazarlo o anularlo. Una forma simple de determinar si el CFE fue rechazado por ZLibra o por DGI, es ver si el mismo tiene serie y número asignados. Si no las tiene, el rechazo fue generado por ZLibra. Si por el contrario, el CFE tiene asignados serie y número, el rechazo corresponde a DGI.

Antes de proceder frente a un rechazo o una anulación por parte de DGI, se debe primero actualizar el estado de los CFE.

Independientemente de ello, es recomendable actualizar el estado de los CFE al menos una vez al día.

E-Factura > CFE Emitidos

Seleccionar los filtros, dependiendo del tipo de control a realizar.

  • Mes y Año: Mostrar CFE del mes y año seleccionado.
  • Comprobante: Filtrar solo por ese tipo de comprobante, en caso que no desee mostrar todos.
  • Número: Filtrar por un número de comprobante específico.
  • Estado CFE: Muestra solo los CFE con el estado seleccionado, en caso que no desee mostrar todos los estados. Este filtro corresponde a los estados de CFE, previo validación definitiva de DGI.
  • Estado DGI: Este filtro corresponde a los estados luego de la validación final de los CFE por parte de DGI.
  • Estado Receptor: Corresponde al estado en base a las respuestas del receptor. Si el cliente no es emisor electrónico, nunca generará respuesta y este estado permanecerá indefinidamente incambiado.
  • Luego de presionar el botón Buscar, se debe seleccionar Actualizar Estado para que se muestren todos los CFE que se cumplen con los parámetros seleccionados.
  • Para determinar el estado de los CFE debería seleccionar el ícono con forma de lupa y en el detalle se indicará fecha y hora para cada uno de los estados que ha tenido el comprobante.

Imagen: en el ejemplo, Se muestra un CFE que, luego de haber sido emitido, firmado y recibido por DGI, fue rechazado.

Para cada CFE existirá un único estado final y será identificado por colores:

  • Verde: CFE firmado y validado por DGI.
  • Amarillo: CFE en proceso o que requiere interacción del usuario.
  • Rojo: CFE rechazado, ya sea por validaciones de ZLibra o DGI

Para determinar el motivo del estado, solo basta con posicionar el mouse por encima del ícono.

Imagen: En el ejemplo se determina el motivo de rechazo para un e-Resguardo emitido.

¿Cómo proceder cuando un CFE es rechazado o anulado?

Lo primero, es siempre actualizar el estado de los mismos. Este es un procedimiento que deberá realizar al menos una vez al día.

Una vez actualizado el estado de los CFE, en caso de existir alguno Anulado o Rechazado, ZLibra mostrará una nueva ventana con el listado de los CFE que cumplan estas condiciones y sobre el extremo derecho de cada uno de ellos, habrá un combo en el cual deberá seleccionar la acción a realizar: Anular o Duplicar y Anular

  • Anular: Implica que el CFE será marcado como utilizado pero anulado. El mismo figurará en ZLibra como tachado y con importe cero. Deberá volver a generar y emitir el comprobante en forma manual.
  • Duplicar y Anular: Antes que el CFE sea anulado, ZLibra duplicará el mismo a la espera que sea emitido nuevamente. Es un proceso que evita que usted deba generar el comprobante en forma manual.

Una vez haya seleccionado la acción correspondiente en cada CFE, deberá presionar Confirmar para que se ejecuten las opciones seleccionadas. Asegúrese por lo tanto, que cada CFE tenga asignada la opción deseada.

¿Cómo proceder cuando un CFE fue aceptado por DGI, pero debe ser anulado?

Si por error o por necesidad se debe anular un CFE que ya fue aceptado por DGI (estado DGI Autorizado), hay que tener en cuenta que ese CFE ya fue validado y recibido tanto por DGI como por el receptor, por lo que no se podrá simplemente anular el mismo, sino generar y emitir el contra documento electrónico correspondiente.

Lo primero a realizar es Actualizar el estado de los CFE para que ZLibra muestre el que ha sido asignado por DGI.

Luego, deberá ir a Comprobantes para localizar el que corresponda y y en el combo que figura sobre el extremo derecho del mismo, seleccionar la opción Anular. En este caso, ZLibra propondrá en forma automática el contra documento indicado.

A manera de ejemplo, si el CFE a anular es una Venta Crédito, ZLibra le sugerirá utilizar el comprobante Nota de Crédito que haya creado y configurado como CFE. Una vez generado este nuevo comprobante electrónico, se debe emitir para asegurarnos que sea enviado tanto a DGI como al receptor.

Importante:

1 - Un CFE nunca deberá ser anulado luego de emitido, sin aguardar la respuesta de DGI al mismo.

2 - Al anular un CFE ya autorizado por DGI, ZLibra propondrá el uso del contra documento correspondiente, siempre que el mismo haya sido creado y configurado como CFE y que el TIPO DE IVA se corresponda entre ambos. A manera de ejemplo, no podrá utilizar una Nota de Crédito donde se indica que es exento de IVA para anular una Venta Crédito donde el IVA está incluido en los importes.

3 - Nunca se deberá eliminar un CFE rechazado, sino realizar las correcciones necesarias o anularlo y emitirlo nuevamente.

CONTROLAR EL ESTADO DE LOS CFE EMITIDOS DESDE LA WEB DE DGI

Existirán oportunidades donde los servicios de respuesta de DGI estén inactivos o donde por demoras en la comunicación entre DGI y los emisores, los estado de los CFE no se muestren en ZLibra o los mismos tarden demasiado en actualizarse.

Frente a este caso o frente a la duda que pueda generar el estado de un CFE, es siempre aconsejable determinar el mismo directamente desde la web de DGI, ingresando a www.dgi.gub.uy , luego a la opción e-factura y por último, indicando las credenciales de acceso pertenecientes a la empresa (RUT, Cédula de Identidad del usuario y Clave proporcionada por el ente)

Luego de ingresar al módulo de e-Factura, deberá indicar ambiente PRODUCCIÓN, en caso que esté ya no esté seleccionado. De no mostrarse el mismo o de no ser posible acceder, es propable que se deba a que la empresa nunca haya solicitado este privilegio.

Dentro de este ambiente, será posible determinar tanto los CFE como los Reportes Diarios que han sido recepcionados por DGI, al igual que el estado de los mismos y los posibles motivos de rechazo.


Para el caso de los CFE, dentro del menú Consultas, selecione Envíos CFE/CFC.

Dentro de los filtros de búsqueda, indique el criterio a utilizar.

Puede filtrar por Tipo de Comprobante si desea ubicar un tipo específico o dejarlo seleccionado en Todos para ver la totalidad de CFE recibidos.

En el Estado, puede filtrar por Recibidos (procesados), Rechazados, Observados o Todos ellos.

Puede también filtrar por Serie y Número, en caso que deba revisar el estado de un comprobante o rango de comprobantes en particular.

Fecha de Firma se corresponde al día, mes y año en que el CFE fue firmado y enviado a DGI. Debe siempre filtrar por esta fecha y no por Fecha Emisión.

Al hacer clic en Consultar se mostrarán los resultados.

En el listado que devuelva la búsqueda,se debe prestar especial atención a la columna Estado, ya que esta es la respuesta a la validación realizada por DGI.

En caso que exista algún CFE en estado Rechazado u Observado, podrá determinar el motivo del mismo al seleccionar el ícono indicado en la imagen de ejemplo.

Si la búsqueda no devuelve ningún resultado o en el listado no figura el CFE buscado, significa que el CFE no ha sido recibido por DGI.

Antes de asumir que esto e slo que sucede, revis nuevamente los filtros seleccionados y asegúrese de estar indicando la información correcta.

Se mostrará a continuación el detalle ampliado del CFE, donde podrá ver nuevamente el Estado y los Motivos del mismo.

Con esta información podrá luego determinar si es necesario realizar alguna acción correctiva con el mismo, desde ZLibra.

CONTROLAR EL ENVÍO Y RESPUESTAS DE LOS REPORTES DIARIOS

E-Factura > Reportes Diarios

  • Seleccionar mes y año en el filtro correspondiente.
  • Recuerde que en Ambiente siempre debe estar seleccionado Producción.

El detalle de los Reportes emitidos mostrará:

  • Fecha: Corresponde a la fecha del reporte.
  • Secuencia: Secuencial del reporte.
  • # Emitidos: Cantidad de CFE firmados e informados para esa fecha.
  • # Anulados: Cantidad de CFE firmados y anulados para esa fecha.
  • # Mayor tope: e-Tickets y notas correctivas que superan las UI 10.000
  • Utilizados: Cantidad de CAE usados.
  • Estado: Estado del Reporte Diario
  • Ícono: Al posicionar el mouse sobre el, se leerá la razón del estado.

Para determinar los tipos y cantidad de CFE contenidos en un Reporte Diario, deberá simplemente posicionar el mouse sobre el ícono con forma de lupa.

Comprendiendo como se gestiona un Reporte Diario

El Reporte Diario incluye todos los CFE que hayan sido firmados hasta las 00:00 horas de un día en particular. Debido a que un CFE puede ser emitido en una fecha y firmado en otra diferente, un Reporte Diario puede incluir tanto comprobantes del día, como de fechas previas. Según la normativa vigente, el mencionado reporte puede ser enviado hasta la hora 18:00 del día siguiente.

Cuando se genera y envía el Reporte Diario, DGI lo recibe y realiza un proceso de validación primario para verificar el cumplimiento de requisitos básicos (valida la integridad del mismo, pero no su contenido)

Hecho esto, devuelve una respuesta que se ve reflejada en el estado de cada uno de los reportes mostrados en el módulo correspondiente

  • Reporte Recibido: El archivo cumple con las validaciones dispuestas y sera validado para verificar su consistencia.
  • Reporte Rechazado: El archivo NO cumple con las validaciones dispuestas y se rechaza el reporte. En los registros de DGI no se toma este reporte como válido, por lo tanto no se tiene en cuenta la secuencia. El emisor electrónico debe corregirlo y enviarlo nuevamente con el mismo número de secuencia, siempre que el motivo de rechazo no sea R05: “La secuencia enviada en el reporte no es la correcta”.
  • Reporte Re liquidado: Cuando se recibe un reporte con igual “Fecha de Resumen” y “secuencia + 1” que un reporte ya recibido, se re liquida el reporte ya recibido. Si el nuevo archivo cumple con las validaciones dispuestas se le asigna el estado “Reporte Recibido” y se cambia el estado del reporte anterior de “Reporte Recibido”, “Reporte Procesado” o “Reporte en Gestión” a “Reporte Re liquidado”.

Luego que DGI recibe el Reporte Diario, pasa a verificar la consistencia de los reportes diarios con estado “Reporte Recibido” con los comprobantes enviados por el usuario, resultando en un nuevo estado para los mismos. Finalizado el proceso, el estado del reporte se verá modificado, según haya sido aceptado o no.

Es también posible verificar el estado del mismo desde la web de DGI (opción e-Factura > Producción > Envíos Realizados > Reportes)

Para saber el estado de un Reporte desde la web de DGI, simplemente hay que determinar la fecha en el filtro necesario y ver el o los estados del o de los reportes que figuren para una misma fecha, teniendo en cuenta que, dependiendo de la cantidad de veces que se ha generado y enviado un Reporte, cada uno de esos secuenciales tendrá un estado específico.

Es por ello que para un Reporte para una misma fecha, puede figurar uno en estado “Re liquidado”, otro en estado “Rechazado” y otro en estado “Procesado”.

Para poder determinar entonces el estado real, es necesario que en la búsqueda del mismo no se habilite ningún filtro. Esto nos permite ver cada secuencial enviado y el estado de cada uno de ellos.

Si para alguno de ellos el estado es “Procesado”, implica que el reporte fue recibido y aceptado por parte de DGI (aunque exista algún secuencial con otro estado). Si existiera sólo un secuencial y el mismo dice “Rechazado”, se deberá identificar el motivo del mismo, hacer las correcciones y volver a generar y enviar (esto creará un nuevo secuencial, el cual luego tendrá su propio estado). Si existe al menos un reporte en estado “Re liquidado”, implica que debe existir un secuencial con fecha posterior. Se deberá verificar el estado del mismo y proceder al respecto.

Es probable también que un Reporte figure como “Rechazado”, pero que un secuencial previo figure como “Procesado”. Esto significa que,luego que se generó, envió y aceptó un Reporte, se volvió a generar uno nuevo en forma manual.

Como el reporte previo fue aceptado por DGI (“Procesado”), cualquier secuencial posterior será rechazado.


Es importante entonces que para determinar el estado real de un Reporte:

  • No se seleccione ningún filtro, cosa de poder ver todos los secuenciales.
  • Se determine si alguno de ellos ya figura como “Procesado”, lo que indicaría que todo está bien.
  • Se determine el orden lógico de creación de cada secuencial y si, ninguno está en estado “Procesado”, determinar el error y proceder a corregir y re enviar.
  • Se determine si existe alguno en estado “Re liquidado” y exista un secuencial posterior. En caso de no ser así, revisar si el mismo fue generado en ZLibra. Si no figura, se deberá generar u enviar en forma manual.
  • Saber que si el estado es “En Gestión”, el reporte tiene un error y deberá corregirse.

CONTROL Y RESPUESTA DE LOS CFE RECIBIDOS

De la misma manera que su empresa emite CFE a clientes, su proveedores emitirán CFE a su nombre.

Mientras que ellos deberán controlar por su parte el estado de dichos CFE, su empresa deberá también realizar controles sobre los mismos:

Administrativos:

Para determinar si el CFE se corresponde con los ítems o artículos recibidos, si las cantidades son correctas, si los precios se condicen con lo pactado, etc.

Normativos:

DGI obliga que usted de respuesta a cada uno de esos CFE, ya sea aceptándolo o rechazándolo.

Según la normativa vigente, dispone de un plazo de 20 días para brindar dicha respuesta. Es importante recordar que al rechazar un CFE no desaparece la obligación de pago del mismo, sin que solo indica que usted no está de acuerdo con lo emitido y lo está notificando al proveedor. Si lo cree oportuno, deberá solicitar al mismo la anulación de dicho CFE y la emisión de uno nuevo.

Para visualizar los CFE recibidos deberá ir a E-Factura > CFE Recibidos


El listado le mostrará los datos de cada CFE, le indicará si se debe dar respuesta al mismo (Estado CFE), el estado del mismo en DGI (Estado DGI) y el estado del mismo en virtud de su respuesta (Estado Receptor)

Si desea aceptar el comprobante deberá presionar el ícono de color azul, ubicado en la columna Aprobar y en caso que desee rechazar, deberá hacer lo mismo en la columna Rechazar.

En caso que apruebe el CFE, el ícono se pondrá de color verde y en caso que lo rechace, de color rojo. Independiente de la acción tomada, ZLibra siempre solicitará confirmación por parte del usuario para proceder.

Al rechazar un CFE, se deberá obligatoriamente seleccionar o indicar el motivo del rechazo. Éste llegará al Emisor.