Preguntas Frecuentes

El contenido de este capítulo está basado en a la guía de preguntas frecuentes y en la documentación publicada por DGI en su sitio web, al igual que en las consultas más asiduas de nuestros clientes.

Cualquier consulta no relacionada con nuestro servicio de soporte técnico, deberá evacuarla con su asesor contable, consultor en facturación electrónica o directamente en la normativa fiscal vigente.

CONSIDERACIONES BÁSICAS SOBRE E-FACTURA

1 - ¿Qué actores intervienen en el sistema de Facturación Electrónica?

En el sistema de facturación electrónica se identifican los siguientes actores:

  • DGI
  • Emisor electrónico: es el sujeto pasivo autorizado por DGI a generar comprobantes fiscales electrónicos (CFE).
  • Receptor electrónico: es quien está autorizado a recibir comprobantes fiscales electrónicos (CFE).
  • Receptor no electrónico: es aquel receptor que no es emisor de comprobantes fiscales electrónicos (CFE), también denominado receptor manual. Todo emisor electrónico es necesariamente receptor electrónico.
  • Proveedor Habilitado: es el proveedor de software inscripto en el Registro de Proveedor Habilitado, autorizado para realizar el procedimiento de ingreso simplificado al sistema

2 - ¿Cómo documenta sus operaciones un Emisor Electrónico?

Pasado el plazo de cuatro meses desde que DGI asigna el estatus de Emisor Electrónico a la empresa, la misma queda obligada a documentar sus operaciones de venta con CFE, no pudiendo emitir documentos manuales para este tipo de operación, salvo lo previsto para casos de contingencia justificada.

La documentación tradicional en papel debe utilizarse exclusivamente para los documentos por los que no se adhirieron al sistema (por ejemplo, si no se postularon para e-Remitos, pueden seguir emitiendo los documentos papel tradicionales)

El emisor electrónico autorizado deberá emitir los comprobantes electrónicos para todos sus clientes, sean éstos receptores electrónicos o no. El cliente no receptor electrónico recibirá una representación impresa del CFE que tendrá validez legal, no pudiendo exigir un documento tradicional.

3 - ¿Puede emitir comprobantes tradicionales aun siendo Emisor Electrónico?

Una vez que el emisor electrónico obtiene la calidad de tal mediante la RESOLUCIÓN emitida por DGI, la empresa dispone de un plazo de cuatro meses para documentar sus operaciones exclusivamente mediante los CFE que les hubiesen sido autorizados, pudiendo en ese período coexistir la documentación electrónica con la en papel.

Durante el período de transición el emisor electrónico, en caso de tener preimpresos autorización A disponibles, podrá seguir documentando sus operaciones con la documentación tradicional en papel.

Si en dicho período de transición el emisor necesitara imprimir documentación tradicional ya que no tiene más preimpresos autorización A disponibles, deberá solicitar la constancia H que es la que le habilita la impresión de comprobantes por los que se certificó pero sólo por el período de transición de cuatro meses. La fecha de vencimiento de la documentación será igual a la fecha de fin de período de transición (Fecha de vigencia de la Resolución + cuatro meses).

4 - ¿Siendo Emisor Electrónico, puedo documentar descuentos en los Recibos de cobro?

Los recibos no son un tipo de documento incluido en el régimen de facturación electrónica por lo que los descuentos se deberán documentar mediante Notas de Crédito de e-factura o Notas de Crédito de e-Ticket.

De la misma manera, DGI no validará ningún CFE donde el descuento se informe como un ítem o artículo con precio negativo.

5 - ¿Debo esperar autorización de DGI para entregar mercadería o cobrar un CFE?

No, no se requiere esperar una autorización on line de la DGI para realizar el envío del CFE al receptor, o para realizar el transporte de las mercaderías, para la entrega de la representación impresa al receptor no electrónico o para efectivizar el cobro.

DGI devolverá un acuse de recibo de manera inmediata, dependiendo de la carga del sistema encargado de procesar la información.

6 - Cuál es la diferencia entre un e-Ticket y una e-Factura?

Un e-Ticket es un CFE que se genera cuando el Receptor (cliente) informado en el mismo se corresponde a un CONSUMIDOR FINAL. Independiente de la forma de pago (contado o crédito), siempre que se emita a un Consumidor Final, se generará un e-Ticket.

En caso de realizar una devolución contado o nota de crédito, se generará una Nota de Crédito de e-Ticket.

Una e-Factura es un CFE que se genera cuando el Receptor (cliente) informado en el mismo se corresponde a un CONTRIBUYENTE (empresa con RUT). Independiente de la forma de pago (contado o crédito), siempre que se emita a un CONTRIBUYENTE se generará una e-Factura.

En caso de realizar una devolución contado o nota de crédito, se generará una Nota de Crédito de e-Factura.

COMPROBANTE FISCAL ELECTRÓNICO (CFE)

1 - ¿Cómo se numeran los CFE?

La numeración de la documentación electrónica se caracteriza por ser:

  • Independiente de la numeración de los documentos no electrónicos.
  • Única por tipo de CFE para toda la empresa. Cada tipo de CFE debe comenzar con el número 1 serie A hasta agotar siete dígitos, reiniciando nuevamente desde el número 1 con la serie siguiente, alfabética (exceptuando la letra Ñ) y de hasta dos posiciones.
  • Zlibra numerará en forma automática cada CFE emitido, por tipo y tomando en cuenta el primer rango de CAE no vencido y disponible
  • El rango de números a utilizar en la documentación electrónica tiene una validez de dos años. Al vencimiento del plazo los números no utilizados deberán ser anulados e informados en el reporte diario correspondiente, no pudiendo ser reutilizados.

2 - ¿Al confeccionar el CFE se debe solicitar al cliente su cédula de identidad o RUT?

Es obligatorio identificar al cliente

  • Con número de Cédula de Identidad: los e-Tickets y sus respectivas notas de corrección cuando el monto neto, excluidos los montos correspondientes a conceptos no facturables, es mayor a 10.000 UI. También es obligatorio identificar al cliente, sin importar el monto, cuando en el mismo se documenten retenciones o percepciones, sin perjuicio de las excepciones expresamente establecidas para determinadas operaciones.
  • Con número de RUT: los restantes comprobantes (e-Factura y sus notas de corrección, e-Resguardo, e-Remito, e-Factura de Exportación y sus notas de corrección, e-Remito de Exportación, y e-Factura Venta por Cuenta Ajena y sus notas de corrección).

ZLibra validará el dígito verificador de la cédula de identidad y del RUT. En el caso de documento extranjero el cliente deberá proporcionar además el país de origen del documento. ZLibra deberá tener agregado el país y su correspondiente código ISO.

3 - ¿Se puede emitir un Comprobante Fiscal Electrónico sin detallar el artículo?

La descripción es obligatoria.

No podrá existir un concepto genérico o residual.

4 - ¿Se puede emitir un CFE sin detallar precio unitario y cantidad?

No, el CFE debe tener ambos datos.

5 - ¿Qué tipo de CFE debe utilizar el emisor electrónico ante la Aduana?

Para iniciar el trámite de exportación el emisor electrónico podrá presentar indistintamente ante la Aduana cualquiera de los siguientes documentos:

  • Factura Proforma (DGI no interviene, no es un documento fiscal), o
  • e-Factura de Exportación, o e-Remito de Exportación.
  • El posterior traslado de la mercadería a la Aduana, se podrá realizar indistintamente con:
  • e-Factura de Exportación, o
  • e-Remito de Exportación.

6 - ¿Qué es la Representación Impresa de un CFE?

La impresión del Comprobante Fiscal Electrónico se conoce como Representación Impresa, ya que no es más que la representación del archivo informático generado y enviado a DGI y en caso de aplicar, también al receptor.

Es la impresión en papel del contenido de un CFE, que debe cumplir con los requisitos mínimos establecidos por la DGI. La representación impresa será legalmente válida si cumple con el formato establecido. Este comprobante podrá reimprimirse la cantidad de veces que sea necesario.

ZLibra dispone de diseños pre establecidos, únicos y estándar para sus usuarios, cumpliendo estos con todos los requisitos establecidos por la normativa vigente.

7 - ¿Cuándo debo generar la Representación Impresa?

El emisor debe entregar una representación impresa cuando:

  • El receptor es no electrónico.
  • Hay traslado de mercaderías.
  • Exista cualquier otro motivo en que se requiera un CFE impreso.

8 - ¿Cuándo puedo no generar la Representación Impresa?

Para el traslado de mercadería el emisor puede no entregar representación impresa, del CFE correspondiente, si sigue utilizando remitos tradicionales, excepto en el caso de las operaciones de exportación en las que obligatoriamente deberá utilizar el e-Remito de Exportación. Existe la posibilidad de no entregar la representación impresa a un receptor no electrónico cuando no hay traslado de bienes, siempre y cuando se cuente con su consentimiento mediante una autorización expresa, independiente al contrato del servicio, que a su vez establezca cual será la forma en que accederá al comprobante. Esta autorización mantendrá vigencia hasta tanto la persona no la revoque.

Cuando un receptor no electrónico realice compras por vía electrónica y no exista traslado de bienes, el mero hecho de realizar la operación hará presumir su consentimiento expreso respecto de la forma de acceso al CFE que preceptivamente comunique el emisor.

9 - ¿Por qué se imprime un código QR en la Representación Impresa?

Para asegurar la autenticidad de la representación impresa se incluye un sello digital, el cual permite verificar que: el número con que se generó el CFE ha sido autorizado por la DGI, los datos principales del CFE no han sido alterados y el CFE fue efectivamente generado por el emisor electrónico correspondiente.

Las impresiones de los comprobantes fiscales deberán incluir una imagen QR-code (código de barras bidimensional) que es la implementación elegida para la representación del sello digital. El sello digital contiene un link a la página web de DGI con los siguientes parámetros:

Nº de RUC emisor / Tipo de CFE / Nº de comprobante (serie y Nº)

Monto total / Fecha de la firma / Código de seguridad del CFE.

10 - ¿El transporte de mercadería debe acompañarse de un CFE impreso?

La mercadería transportada debe ir acompañada con la representación impresa del CFE correspondiente o con el remito tradicional (en caso que la empresa no se haya certificado para el equivalente fiscal electrónico), sin importar que el CFE ya haya sido aceptado tanto por el receptor como por DGI.

Cuando la mercadería transportada es de exportación, debe ir acompañada con la representación impresa de la e-Factura de exportación o del e-Remito de exportación.

11 - ¿Puedo emitir un comprobante de venta con artículos de precio cero?

Un CFE del tipo venta crédito o contado, al igual que sus notas correctivas puede ser importe cero, pero para ello se deberá indicar un descuento del 100% en cada uno de sus ítems.

ZLibra validará con error si los precios se ingresan con valor CERO.

La representación impresa de dichos CFE mostrará el subtotal de cada línea y el porcentaje de descuento otorgado. De la misma manera, los totales de documento mostrará el descuento total otorgado.

12 - ¿Al ingresar un e-Remito o e-Remito de Exportación debo indicar precios unitarios?

Si. Al generar un e-Remito o un e-Remito de Exportación se debe indicar el Precio Unitario para cada ítem, de la misma manera que sucede cuando se genera un comprobante de venta.

A diferencia de estos, la representación impresa del e-Remito o e-Remito de Exportación mostrará tanto los precios unitarios, como sub totales y totales, con valor cero.

COMPROBANTE FISCAL DE CONTINGENCIA (CFC)

1 - ¿Qué es un CFC?

Los CFC son un nuevo tipo de documento en papel preimpreso que permite emitir comprobantes fiscales cuando no sea posible ingresar a ZLibra y generar el correspondiente CFE.

2 - ¿Qué características debe tener un CFC?

  • El nombre del tipo de documento de contingencia es el nombre del tipo de CFE que sustituye más la palabra contingencia (e-Ticket de Contingencia, e-Factura de Contingencia, etc.)
  • La numeración otorgada es independiente de la de los CFE, siguiendo la numeración de toda la documentación en papel. o Tienen una validez de cinco años.
  • Los preimpresos deben tener incorporado el sello digital correspondiente a la constancia de autorización de impresión.
  • En cada documento preimpreso debe constar la sucursal donde se realizó la operación, si la misma no ocurrió en el domicilio fiscal principal.
  • Mantiene todas las restantes obligaciones formales exigidas para la documentación tradicional.

3 - ¿El preimpreso del CFC debe tener código QR ?

Si. El sello digital contiene los siguientes datos de la constancia de impresión firmado por DGI:

  • Link a la página de DGI
  • Nº de RUC del emisor
  • Código de seguridad.

4 - ¿Cuándo debo y no debo ingresar en Contingencia?

Se contemplan dos tipos de situaciones:

No es motivo para ingresar ni emitir en contingencia cuando: Existen fallas de comunicación o envío con DGI. Esto es, cuando el emisor no puede enviar el CFE en el momento en que se emite, por problemas del emisor o de la DGI. En este caso, simplemente se trata de una demora en el envío, el que obligatoriamente deberá realizarse una vez superada la falla.

Es motivo para ingresar y emitir en contingencia cuando: no resulte posible la utilización del sistema, ya sea porque no se puede acceder a ZLibra en forma local (onsite) o vía web (onsite u online). En este caso el emisor deberá hacer uso de los comprobantes preimpresos de contingencia, mientras perduren las circunstancias.

Se deberán comunicar a DGI tales situaciones utilizando el formulario “Comunicación de contingencia”, disponible en el Portal de e-Factura/Contingencia así como cuando ha superado el problema.

Saber si uno debe o no debe ingresar en contingencia es el equivalente a hacerse la pregunta: Puedo ingresar a ZLibra?

Si la empresa no tiene conexión a Internet, debe informar contingencia, aunque no debe hacerlo si al menos uno de los dispositivos usados para ingresar puede conectarse a la aplicación.


5 - ¿Cuándo y cómo informo el ingreso en Contingencia?

Cuando no resulte posible la utilización del sistema de emisión de CFE, los emisores electrónicos deben respaldar sus operaciones con comprobantes autorizados preimpresos (Comprobantes Fiscales de Contingencia), no pudiendo alegar no facturación por no disponer del sistema.

El emisor electrónico debe comunicarle a DGI tales situaciones utilizando el formulario “Comunicación de contingencia”, disponible en el Portal de e-Factura/Contingencia. En oportunidad del inicio de la situación, envía el formulario marcando la opción “Entrada en contingencia de Facturación” y en ocasión de superar el referido evento envía un nuevo formulario marcando la opción “Salida de contingencia de Facturación”.

CONSTANCIA DE AUTORIZACIÓN DE EMISIÓN (CAE)

1 - ¿Qué es una CAE?

El rango de numeración a utilizar para cada tipo de CFE lo autoriza exclusivamente DGI, emitiendo para ello una Constancia para Autorización de Emisión (CAE).

Para emitir CFE, los emisores electrónicos deberán solicitar la Constancia para Autorización de Emisión (CAE). Los emisores electrónicos deben ingresar, previa identificación, al Portal “Servicios en Línea” en la Web de la DGI a la opción “Solicitud Constancia CFE” y completar el formulario correspondiente.

2 -¿Debo solicitar una CAE para cada tipo de CFE?

Si. Para cada tipo de CFE que se vaya a emitir, es necesario solicitar la Constancia correspondiente, ya que la misma no solo autoriza a un tipo de CFE en particular, sino que también asigna la serie y rango de numeración.

Para el caso de Comprobante Fiscal de Contingencia, no se solicita una CAE por cada tipo de CFE, sino que se solicita un único rango. Luego, en conjunto con la imprenta, se asignan rango independientes para cada tipo de Comprobante Fiscal de Contingencia pre impreso.

A manera de ejemplo de esto último, su empresa podría solicitar 500 CAE de Contingencia y luego, al momento de ordenar la impresión a la imprenta, define utilizar 250 para e-Ticket de Contingencia y 250 para e-Factura de Contingencia.

3 - ¿Qué validez tiene una CAE?

El plazo de validez del rango de números autorizados es de dos años; al vencimiento del plazo los números no utilizados deberán ser anulados e informados en el reporte diario correspondiente.

4 - ¿Qué información contiene una CAE?

El archivo “CAE” contiene entre otros datos: número de la “autorización de emisión de CFE”, rango autorizado, tipo de CFE y vencimiento. Este archivo está firmado electrónicamente por la DGI y no debe ser modificado o adulterado de manera alguna.

5 - ¿Qué debo hacer con las CAE en cese de actividad o clausura?

En caso de cese o clausura, el emisor electrónico debe informar como anulados todos los números de CFE no utilizados. En este proceso, debrá solicitar soporte a su asesor contable.

REPORTE DIARIO

1 - ¿Qué información contiene el Reporte Diario?

El reporte diario contiene la información consolidada de todos los comprobantes fiscales electrónicos y documentos de contingencia emitidos durante las 00:00:00 y las 23:59:59 hrs. de cada día, por cada tipo de CFE/CFC certificado, fecha de comprobante y por sucursal. Incluye además información de la numeración utilizada (CFEs emitidos y anulados).

2 - ¿A partir de que fecha debe enviarse el Reporte Diario?

El reporte diario debe ser enviado desde la fecha de vigencia establecida en la Resolución que lo autoriza como emisor electrónico, independientemente de que tenga o no operaciones electrónicas. Esto es, a partir del primer día del mes siguiente al que se emitió la Resolución DGI.

3 - ¿Cuándo debe enviarse el Reporte Diario?

Dicho archivo debe ser enviado dentro de las primeras 18 horas del día hábil siguiente a la operación. Se debe enviar un informe por día calendario, se hayan o no registrado operaciones.

4 - ¿El envío del Reporte Diario es automático?

ZLibra está configurado para generar y enviar el Reporte Diario en forma automática, dentro del rango de tiempo establecido por DGI. Esto no exime a la empresa de la responsabilidad de revisar que el Reporte Diario de cada día haya sido efectivamente generado y enviado. El envío de esta información es responsabilidad única y exclusiva del Emisor Electrónico.

De la misma manera, si DGI rechaza un Reporte Diario, es responsabilidad de la emrpresa estar al tanto de los motivos por los cuales fue rehazado y realizar las correcciones necesarias.

ACUSE DE RECIBO Y ENVÍO DE RESPUESTA A LOS CFE RECIBIDOS

1 - ¿Cuándo se debe enviar el acuse de recibo o rechazo a un CFE de proveedor?

En un plazo máximo de veinte días corridos, se debe enviar el acuse de recibo o rechazo de cada uno de los CFE recibidos, por los medios y en las condiciones que haya acordado con el respectivo emisor electrónico, cumpliendo con los requisitos mínimos para el intercambio de información entre contribuyentes establecidos por la DGI.

El proceso de aceptar o rechazar un CFE y posteriormente enviar la respuesta, es una de las tareas del Emisor Electrónico y se encuentra explicado en el capítulo pertinente.

2 - ¿Qué hacer si no recibo acuse, aceptación o rechazo de un CFE emitido?

No responder un CFE de proveedor, no exime de las responsabilidades adquiridas por el mismo. A efectos fiscales, si el documento fue recibido por DGI, el mismo se considera emitido. Es responsabilidad del Receptor Electrónico dar respuesta.