Casilla de correo para comunicación entre empresas

Dentro de los requisitos obligatorios indicados por DGI está el de constituir dos direcciones de correo electrónico de uso para facturación electrónica. Una será mail de contacto DGI para todas las comunicaciones a que de lugar la emisión de los CFE y sus asuntos vinculados y la otra será un mail de contacto con otros emisores electrónicos para la comunicación como emisores/receptores en el envío de los CFE emitidos y de los mensajes de respuesta en el que den cuenta del estado de recepción de los mismos.
En este documento nos concentraremos en la segunda de ellas, que es la que ZetaSoftware utilizará tanto para enviar los CFEs emitidos, como para recibir los CFEs que son emitidos a nombre de la empresa.

Condiciones

En ZetaSoftware solicitamos que cada empresa disponga de una casilla de correos que será utilizada para la comunicación entre emisores. Esta debe ser una casilla GMail, creada de cero y para uso exclusivo de ZetaSoftware, no admitiendo el ingreso a la misma por parte de usuarios u otras aplicaciones. Por lo tanto, no puede ser configurada en ningún dispositivo ni ingresada desde ningún sitio.
Una vez creada, nos deberá proporcionar la casilla en sí, al igual que su contraseña.
ZetaSoftware recomienda el uso de una casilla GMail por varias razones, entre las cuales destacamos:

  • Facilidad de configuración.

  • Disponibilidad de opciones y parámetros para conectar con ZetaSoftware.

  • Amplio límite de envíos y recepciones diarios (hasta un máximo de 500 mails)

  • Seguridad y fiabilidad.

  • Disponibilidad global.

¿Qué sucede si la empresa desea utilizar una casilla de dominio propio?

En caso que la empresa disponga de casillas de correo de dominio propio, en forma excepcional podemos intentar configurar el acceso a la misma, pero no será responsabilidad de ZetaSoftware si esto no fuera posible, ya sea por limitaciones técnicas u operativas de índole ajena a la propia configuración de ZetaSoftware.
Se debe de tener en cuenta que ZetaSoftware es una aplicación web y como tal, puede ser considerada por algunos mail servers como una "aplicación con acceso restringido", razón por la cual será responsabilidad exclusiva de la empresa garantizar el acceso de la misma, ya sea inhabilitando restricciones que pudieran existir o disminuyendo las mismas para permitir la integración con la aplicación.

¿Qué datos debe proporcionarnos la empresa para configurar la casilla de correo en ZetaSoftware?


  • GMAIL
    En caso que se utilice una casilla GMail, la empresa nos debe proporcionar solo la casilla y la contraseña. La configuración tanto en ZetaSoftware como en GMail será realizada por nosotros. Esta contraseña no debe ser modificada sin notificarnos.


Es también posible que la empresa opte por utilizar una casilla GMail, pero de dominio propio y en este caso, el usuario Administrador deberá ingresar a la configuración de la misma y habilitar un parámetro específico para que ZetaSoftware pueda acceder. Este procedimiento está explicado en este enlace del sitio de ayuda de GMail.


  • CASILLA DE DOMINIO PROPIO

En caso que opte por el uso de una casilla de dominio propio, nos deberá proporcionar los siguientes datos:

  • Casilla de correo

  • Usuario

  • Contraseña

  • Host y puerto SMTP

  • Host y puerto POP3

Por parte de ZetaSoftware se procederá a indicar estos datos dentro de las opciones de configuración de ZetaSoftware, no existiendo otros parámetros que puedan ser configurados en la aplicación.
Por parte de la empresa, se deberán realizar todas las acciones necesarias para garantizar el acceso de ZetaSoftware a la casilla de correos y no restringir su uso.
En caso que exista la posibilidad de indicar una dirección IP dentro del "white list", sería de utilidad que nos lo puedan indicar, ya que podemos proporcionarles la misma.

¿Cómo opera ZetaSoftware con las casillas de correo?


  • CFES EMITIDOS

Al emitir un comprobante, y luego de firmarlo, asignarle serie y numerarlo, ZetaSoftware ejecuta diferentes tareas, entre las que destaca el envío del mismo a DGI y posterior envío al receptor.
Para esta última tarea, arma un sobre conteniendo el CFE y le indica a la casilla de correo que genere el envío del mismo a la casilla que ese receptor tuviera registrada en DGI (en caso de ser emisor electrónico) o a la casilla que se hubiese indicado en los datos del cliente en ZetaSoftware.
Quien gestiona luego el envío, es la propia casilla.


  • CFES RECIBIDOS

Una vez el proveedor genera y emite un comprobante, según normativa de DGI, debe proceder a enviar el sobre conteniendo el CFE a la casilla del receptor. Esta es la casilla de correo que su empresa registró en DGI y que fuera configurada en ZetaSoftware.
El formato en que se genera y envía este comprobante es XML
ZetaSoftware tiene tareas programadas para ingresar a la casilla de correo cada cierto período de tiempo y determinar si existen mails recibidos, que no hayan sido abiertos.
Procede luego a leer estos mails y determinar si contienen archivos adjuntos y si estos se corresponden a sobres conteniendo CFEs. En caso de ser así, procederá a leerlos e importarlos.
Si los mismos no tienen errores de validación y cumplen con los requisitos establecidos, estos CFE son importados y se muestran en CFEs Recibidos. Desde allí, se puede generar la representación impresa del mismo.